Kurz zusammengefasst:
- Digitalisierung erfordert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Projektmanagement.
- Es gibt eine Vielzahl neuer Tools und Technologien, die integriert werden müssen.
- Projektteams sind oft virtuell und international aufgebaut, was Kommunikationsherausforderungen mit sich bringt.
Die Digitalisierung ist einer der bedeutendsten Megatrends unserer Zeit und wird nicht selten als neue industrielle Revolution bezeichnet. Unsere Arbeitsweise wird durch die Digitalisierung in vielerlei Hinsicht neu gestaltet, die damit anstehenden Veränderungen werfen aber auch viele Fragen auf und erzeugen neue Anforderungen an die Organisation der Arbeit.
Die Tendenz geht hin zu agilen Strukturen, welche schnelles, einfacheres und flexibleres Handeln ermöglichen. Auch im Projektmanagement bietet die Digitalisierung viele neue Möglichkeiten, führt aber zugleich auch zu neuen Herausforderungen.
Wie werden wir in Zukunft arbeiten und welche Konsequenzen hat die Digitalisierung für Projektmanagement im Unternehmen? Virtuelle Teams, engere Vernetzung und größere Datenmengen sind nur einige der Bereiche, die durch Digitalisierung geprägt werden. Was die Digitalisierung für Projektmanager und Projektteams genau bedeutet und was Projektmanagement im digitalen Zeitalter bedeutet, erläutern wir im Folgenden.
Digitalisierung im Projektmanagement im Überblick
Digitalisierung ist ein weitläufiger Begriff, welcher einen langfristigen Veränderungsprozess beschreibt. Digitalisierung ist vielschichtig – sie betrifft nicht nur die sozialen Medien, sondern auch die unternehmensinterne Kommunikation und Arbeitsorganisation und verschiedenste Unternehmensbereiche wie das Monitoring oder die Ressourcen Verwaltung.
Immer komplexere Prozesse und Projekte werden mit digitalen Lösungen bearbeitet und schneller sowie umfassender vorangetrieben. Gepaart wird diese Entwicklung mit immer mobileren und flexibler werdenden Teams.
Digitale Projektmanagementtools auf einen Blick
– Digitale Arbeitsgeräte: Baufehler werden mit dem Smartphone dokumentiert und die Bilder in der Cloud gespeichert, Bestellungen per Tablet entgegengenommen und Produktionsprozesse immer weiter vom Computer geleitet – Digitalisierung bedeutet mehr Geschwindigkeit und Synchronisation in Echtzeit.
– Digitale Arbeitsorganisation: Projektmanagement Plattformen wie zum Beispiel Asana, Microsoft Projekt, Sprintly, Trello oder Basecamp helfen bei der Arbeitsorganisation.
– Kommunikation: Skype, Slack, Zoom und zahlreiche weitere Messenger- und Kommunikationstools ermöglichen Kommunikation auf verschiedenen Ebenen und schnelle Reaktion. Die Tendenz bewegt sich weg von der guten alten E-Mail und wird in neue, flexiblere Kanäle verlegt. Meetings finden häufiger virtuell statt – zusätzliche Features wie geteilte Bildschirme erleichtern die Navigation.
– Dokumentmanagement: Google Docs und Clouddienste ermöglichen zeitgleiches Zugreifen auf Dateien, paralleles Arbeiten und Teilen von unbegrenztem Umfang.
Unternehmen, die besonders agile Strukturen bevorzugen, setzen auf Methoden wie Scrum oder Kanban, um ihre Projekte zu organisieren, nicht jede Organisation muss aber gleich soweit gehen und ihre komplette Arbeitsorganisation neu erfinden. Inwieweit Prozesse und Strukturen digitalisiert werden und welche Tools dazu gewählt werden sollten, ist von den Bedürfnissen der jeweiligen Organisation abhängig.
Chancen & Herausforderungen der Digitalisierung
Der Digitalisierungstrend hat weitreichende Auswirkungen auf die Arbeitswelt und Organisation der Arbeit. Projektteams und Projektleiter stellt dies vor neue Herausforderungen, zugleich bietet die Digitalisierung jedoch auch viel Potenzial – die Flexibilität der Arbeit und die Bewältigung komplexer Prozesse sind nur zwei der zahlreichen Konsequenzen.
Vorteile:
Die Bedürfnisse der Kunden können leichter zufriedengestellt werden da Informationen leichter zu ermitteln und ihr Umfang leichter zu bewältigen ist. Die automatisierte, ständige Auswertung und Dokumentation von Daten erlaubt die synchrone Bearbeitung von einer Vielzahl an Projekten. Automatisiertes Monitoring ermittelt Probleme punktuell und ermöglicht eine schnelle Lösung auf Basis fundierter Daten. Mit Hilfe von digitalen Prozessen können viele Projekte zeitgleich bearbeitet werden.
Nachteile:
Auch, wenn die Digitalisierung viele Potenziale birgt – herausfordernd sind für die meisten Unternehmen vor allem die Vielzahl an verschiedenen Prozessen und Projekten. Auch wenn die Digitalisierung Transparenz und Überwachung verbessert – bei zu vielen Projekten leidet die Geschwindigkeit und die Kapazität, schnell auf auftretende Probleme einzugehen. Prioritäten müssen gesetzt, Maßnahmen entschieden und die Interessen verschiedener Akteure gegeneinander abgewägt werden. Durch die zur Verfügung stehenden Tools werden Mitarbeiter und Teams schnell dazu verleitet, ihre Aufmerksamkeit zu sehr zu teilen und immer neue Projekte zu starten, statt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Das digitale Konzept – die Basis
Digitalisierung ist dann optimal genutzt, wenn Projektmanager und Leiter sich bewusst mit ihr auseinandersetzten und Unternehmen ein spezifisches Digitalisierungskonzept implementieren.
Prozesse und die für ihre Lösung zur Verfügung stehenden Technologien sollten hierfür detailliert analysiert und in den Unternehmenskontext eingebettet betrachtet werden. Eine Digitalisierungsstrategie hilft bei der Gliederung anstehender Veränderungen und bietet Mitarbeitern und Management Orientierung. Ganzheitlichkeit und Nachhaltigkeit sollten die Basis eines solchen Konzeptes bieten.
Folgende Fragen helfen bei der Erstellung eines Digitalisierungskonzeptes:
- Wie wollen wir in Zukunft intern kommunizieren?
- Welche Technologien helfen uns dabei, Arbeit noch flexibler und effizienter zu gestalten?
- Welche Kontrollaufgaben können digital gesteuert werden?
- Welche Technologien helfen uns bei der Kommunikation mit unseren Kunden und Partnern?
- Welche Technologien verbessern die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern?
- Wie können wir komplexe Projekte besser überwachen, begreifen und auswerten?
- Welche Besonderheiten müssen wir bei der Gestaltung unserer Prozesse bedenken?
- Welche digitalen Projektmanagementtools passen am besten zu uns?
Erfolgreich Projekte managen in der digitalen Welt
Nur Unternehmen, die über eine Digitalisierungsstrategie und Konzept verfügen, ihre Mitarbeiter und Manager entsprechend schulen und die Digitalisierung somit in die Hand nehmen, können die wachsende Komplexität von digitalen Projektmanagement und ihren Ansprüchen langfristig bewältigen.
Die Datenmenge kann nur dann bewältigt werden, wenn Verantwortlichkeiten klar geregelt und Prioritäten gesetzt werden – die menschliche Aufmerksamkeit ist begrenzt und die Handlungskompetenz der verantwortlichen Manager nur so gut wie das System. Transparenz und Priorität sind hierbei die wichtigsten Stichworte. Die Projekte, welche die weitreichendsten Konsequenzen haben, sollten zuerst in Angriff genommen werden. Zeitpläne sollten realistisch sein und Zeitpuffer enthalten, eine ständige Überprüfung der laufenden Prozesse und Aufgaben selbstverständlich sein.
Die Anzahl der Projekte sollte übersichtlich bleiben und Verantwortlichkeiten klar geregelt sein. Eine genaue Struktur für die Überwachung und Auswertung von Daten ist ebenso wichtig wie eine offene Feedbackkultur und regelmäßiger Austausch im Team. Mitarbeiter sollten möglichst autonom und flexibel agieren können – Projektleiter und Manager greifen nur dann in laufende Prozesse ein, wenn sie konkreten Handlungsbedarf sehen oder von ihren Mitarbeitern um Hilfe gebeten werden.
Informationen über den Fortschritt der Projekte sollte ständig verfügbar sein und konstant ausgewertet werden, um im Fall der Fälle schnell handeln zu können. Wichtige Meilensteine und Fortschritte sollten für alle Beteiligten sichtbar sein und zelebriert werden – dies fördert auch bei komplexen Projekten die Identifikation und Motivation aller Beteiligten.
Mit einem gut entwickelten und flexiblen Projektmanagements-System kann die Digitalisierung optimal gestaltet werden. Unternehmen können sich so optimal positionieren und auf zukünftige Herausforderungen flexibel reagieren.
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Quellen:
https://www.management-circle.de/blog/digitalisierung-im-projektmanagement-was-sich-im-projektalltag-aendern-wird/
https://www.gpm-blog.de/home/
https://www.iapm.net/de/news-events/iapm-blog/!/show/265/industrie-40-und-das-projektmanagement/
https://www.projektassistenz-blog.de/digitalisierung-neue-heraus-forderungen-fuer-das-projekt-management/
