Datensicherheit im Unternehmen: Wichtige Maßnahmen und Tipps

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit nehmen in der medialen Welt einen immer höheren Stellenwert ein – vor allem für Unternehmen, die mit Daten arbeiten. Im ersten Schritt sollte man jedoch wissen, was genau mit Datensicherheit im Unternehmen gemeint ist. Hier erfahren Sie zum Beispiel, welche Unterschiede zum oft genannten Datenschutz bestehen und wie Sie bereits mit einfachen Maßnahmen Daten in Ihrem Unternehmen sicherer machen können.

Datensicherheit: Begriffserklärung

Mit dem Begriff Datensicherheit wird der generelle Schutz von Daten beschrieben. Dabei spielt es eine untergeordnete Rolle, ob diese einen Personenbezug aufweisen oder nicht. Ist von Datensicherheit die Rede, dann stellt sich nicht die Frage, ob die Daten überhaupt erhoben und weiterverarbeitet werden dürfen. Stattdessen geht es um konkrete Maßnahmen, mit denen der Schutz von erhobenen Daten gewährleistet werden kann. Ziel ist es, die bestmögliche Informationssicherheit für Unternehmen zu erreichen.

Was sind Unternehmensdaten?

Als Unternehmensdaten werden alle Arten von Informationen bezeichnet, die unabhängig von Abteilung und Standort von sämtlichen Benutzern eines Unternehmens gemeinsam verwendet werden. Eingeteilt werden sie in interne und externe Kategorien, die wiederum nach Prozessen, Ressourcen und Standards klassifiziert sind.

Datenverluste stellen eine reale Bedrohung dar und können schlimmstenfalls zu hohen finanziellen Verlusten führen. Es ist demnach nicht verwunderlich, dass Unternehmen viele Ressourcen und Zeit für die sorgfältige Modellierung, Lösung, Speicherung und Sicherheit von Daten aufbringen.

Besonders wichtig ist das Thema Datensicherheit, wenn Ihr Unternehmen über mehrere betriebliche Einheiten an verschiedenen Standorten oder Mitarbeiter/innen im Home-Office verfügt. Damit bestehen höhere Anforderungen als bei Unternehmen, die nur einen einzigen Standort und eine IT-Abteilung besitzen. Diese Anforderungen gelten allgemein für Unternehmensdaten:

• Sicherheit: Der Zugriff auf Daten darf nur über kontrollierte und autorisierte Wege erfolgen.
• Integration: Unternehmen müssen über eine einzige und dabei konsistente Datenversion zur gemeinsamen Nutzung verfügen.
• minimierte Redundanz, Fehler und Disparität: Ihre Daten werden von allen Benutzern gemeinsam verwendet, weshalb es notwendig ist, die Redundanz und Disparität zu minimieren. Zum Einsatz kommen an dieser Stelle Datenmodellierungs- und Verwaltungsstrategien.
• Qualität: Um eine hohe Qualität der Daten zu gewährleisten, müssen sie den festgelegten Standards für unterschiedliche interne und externe Datenkomponenten entsprechen.
• Skalierbarkeit: Ihre Unternehmensdaten müssen einerseits skalierbar, auf der anderen Seite aber auch robust und flexibel sein, damit sie den verschiedenen Anforderungen im Unternehmen gerecht werden.

Welches Ziel verfolgt die Datensicherheit?

Durch Datensicherheit wird das primäre Ziel angestrebt, unterschiedliche Daten vor Verlust, Klau, Manipulation und anderen Bedrohungen zu schützen. Dazu müssen im Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. Wichtig zu wissen ist, dass Datenschutz und Datensicherheit parallel zueinander funktionieren. Datensicherheit zu erreichen, ist nämlich ohne geeignete Datenschutzmaßnahmen nicht möglich. Andersherum müssen zur Umsetzung von Datensicherheit effektive Datenschutzmaßnahmen durchgeführt werden.

Wie relevant ist Datensicherheit für mein Unternehmen?

Das Thema Datensicherheit hat spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO noch einmal an Bedeutung gewonnen. Dennoch setzen sich nicht alle Unternehmen gut genug mit dem Thema auseinander, da sie zum Beispiel zu großes Vertrauen in die Technik setzen oder selbst über zu wenig Wissen verfügen.

Als Unternehmer/in sollte man jedoch wissen, dass hohe Bußgelder drohen, falls mit dem Thema Datensicherheit zu leichtfertig umgegangen wird. Schlimmstenfalls zieht das eine existenzielle Bedrohung nach sich. Deswegen empfehlen wir, die Daten in Ihrem Unternehmen regelmäßig zu sichern, bestenfalls einmal am Tag. Damit sind auch die Anforderungen an eine gesetzeskonforme Daten-Archivierung erfüllt.

Typische Gefahren für die Datensicherheit

Im Arbeitsalltag werden häufig wichtige Details, die Datensicherheit betreffend, übersehen. Beachten Sie: Sicherheitslücken ergeben sich oft intern. An diesen Stellen lauern Gefahren:

• Endgeräte: Bei der Nutzung von Laptops muss auf eine korrekte Verschlüsselung sowie ausreichend gesicherte VPN-Zugänge geachtet werden. Zum Problem können auch lokal gespeicherte Informationen werden.
• USB-Sticks: Diese kleinen Speicher sind zwar handlich und bieten viele Vorteile, können aber auch schnell verloren gehen. Schäden sind beispielsweise durch ungeschütztes Einstecken in interne Firmennetze möglich.
• Clouds: Eine generelle Gefahr besteht dabei, firmeninterne und personenbezogene Daten an externe Anbieter zu übergeben.
• Viren: Achten Sie auf eine aktuelle Firewall und lassen Sie Virenscanner täglich aktualisieren. Auch Spamfilter sind sehr wichtig und gehören zur Grundausstattung von PCs.
• Brand/Überflutung/Diebstahl: Rechnen Sie immer damit, dass unerwartete Katastrophen eintreten, welche die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen gefährden. Sichern Sie sich so gut wie möglich dagegen ab.

Gefahrenpunkten vorbeugen

Wie Sie sehen, beginnt das Thema Datensicherheit im normalen Arbeitsalltag. Um den genannten Bedrohungen vorzubeugen oder diese zumindest abzuschwächen, empfiehlt sich eine schlüssige Compliance-Strategie. Durch diese werden die einzelnen Punkte bewertet und es ergeben sich bewährte Verfahrensweisen, darunter:

1. Erstellung und Umsetzung von geeigneten, unternehmensweiten Benutzerrichtlinien, die den Umgang mit Technologie und Gefährdungspotenzial definieren
2. regelmäßige Sensibilisierungen und Schulungen der Mitarbeiter
3. fortlaufende Unterrichtung der Mitarbeiter und Geschäftsführer über neue Bedrohungen, die aus der technischen Weiterentwicklung resultieren.

Tipps für Datensicherheit im Unternehmen

Wer Daten im Unternehmen sichern möchte, sollte sie vor Gefahren wie illegalen Zugriff, Löschung, Kopie und physischem Verlust bewahren. Besonders wichtige Schutzmaßnahmen haben wir hier für Sie zusammengetragen. So gewährleisten Sie eine bessere Datensicherheit in Ihrem Unternehmen:

1. Festlegen von wichtigen Verhaltensrichtlinien: Legen Sie fest, wie mit den verschiedenen Daten umgegangen werden darf. Wer hat das Recht, sie zu besitzen, einzusehen, sie zu ändern oder zu löschen? Daneben ist es wichtig, Standards für die Datenweitergabe, -vernichtung und -speicherung zu definieren, sodass alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind.
2. Verschlüsseln der Daten: Alle Daten sind sicher zu verschlüsseln, wobei es keine Rolle spielt, auf welchem Medium sie gespeichert werden. So wird Unbefugten der Zugriff erschwert. Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nie unverschlüsselt per Mail oder einem Messenger-Dienst weitergegeben werden.
3. Vergabe von sicheren Passwörtern: Alle Mitarbeiter sollten über ihre eigenen Benutzer-Accounts verfügen. Diese müssen so konfiguriert sein, dass das Ausführen von Aktionen ausschließlich dem jeweiligen Besitzer möglich ist. Darüber hinaus ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter ein individuelles Passwort für seine Geräte vergibt. Sichere Passwörter sind etwa 8 bis 12 Zeichen lang und setzen sich aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen zusammen. In regelmäßigen Abständen sollten sie geändert werden.

Das Fazit: Datensicherheit im Unternehmen nicht unterschätzen

Das Thema Datensicherheit spielt in jedem Unternehmen eine übergeordnete Rolle. Deswegen sollten mit der Aufbewahrung und Nutzung von Daten in Verbindung stehende Gefahren rechtzeitig erkannt und minimiert werden. Datensicht und Datenschutz bauen immer aufeinander auf. Wichtig ist, dass beide Aspekte Teil des Arbeitsalltags im Unternehmen sind.

Um eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten, müssen alle Mitarbeiter eines Unternehmens geschult und sensibilisiert werden, da bei der Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen jeder einzelne Angestellte eine Rolle spielt. Nur so lassen sich Bedrohungen und schwerwiegende Folgeschäden, beispielsweise durch Cyberangriffe, minimieren.