ABC-Analyse im Zeitmangement

Kurz zusammengefasst:

1. Die ABC-Methode des Zeitmanagements ist ein Ansatz, der hilft, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren.
2. Aufgaben werden in drei Kategorien eingeteilt: A für dringend und wichtig, B für wichtig aber nicht dringend und C für weder dringend noch wichtig.
3. Durch die Anwendung der ABC-Methode kann man Prioritäten setzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, während unbedeutende Aufgaben delegiert oder vermieden werden können.

Wer wenig Zeit und geschäftlich viel zu tun hat, ist schnell im Stress, unfokussiert und setzt falsche Prioritäten. Einen klaren Kopf zu bewahren fällt schwer! Selbst- und Zeitmanagement – Techniken und Tools wie die ABC-Analyse können Managern, Geschäftsführern und leitenden Angestellten bei der Organisation der eigenen Kapazitäten und der konkreten Aufgabenplanung helfen.

Setzen Sie Prioritäten und profitieren Sie durch ein cleveres Zeitmanagement und eine effizientere Nutzung der verfügbaren Ressourcen – dies trägt direkt zum Unternehmenserfolg bei und erleichtert den Arbeitsalltag zudem erheblich.

Was ist die ABC Analyse?

Die ABC-Analyse als Instrument im Zeitmanagement ist ein Zeitplanungssystem, bei dem die anstehenden Aufgaben je nach Priorität sortiert, bewertet und nach Bedeutung und Umfang in drei Kategorien geordnet werden. Hierzu wird zunächst der IST – Zustand, also die aktuell verwendete Zeiteinteilung ermittelt und im nächsten Schritt das SOLL definiert, anschließend werden die Aufgaben in die Kategorien A, B und C geteilt und bearbeitet.

Ziel der ABC-Analyse ist es, schnell einen Überblick über anstehende Aufgaben zu gewinnen und Aufmerksamkeit und Energie auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu legen, um die vorhandene Zeit so effizienter und gewinnbringender zu nutzen.

Wie funktioniert die ABC-Analyse?

Um einen Überblick über den Umfang und die Wichtigkeit der anstehenden Aufgaben zu gewinnen und diese nach Prioritäten zu ordnen, werden alle Aufgaben in drei Kategorien eingestuft:

A-Aufgaben: Sind erstranging, besonders wichtig und werden daher zuerst bearbeitet (z.B. ein Meeting zum Vertragsabschluss)

B-Aufgaben: Sind eher zweitrangig, können eventuell auch an Mitarbeiter delegiert werden (z.B. die Organisation eines monatlichen Events, Lobbyarbeit)

C-Aufgaben: Sind eher weniger wichtig und Routine Aufgaben (z.B. die Instandhaltung der Büroräume, Buchführung, Bestellungen)

Je nach dem, in welchem Kontext die ABC-Analyse als Instrument des Zeitmanagements angewandt wird, kann sie unterschiedlich angegangen werden. A Aufgaben können zum Beispiel in erster Linie solchen Aufgaben sein, die nicht delegierbar sind, eng mit einem Geschäftserfolg verknüpft sind, einen sehr großen Nutzen für das Unternehmen mit sich bringen oder die unbedingt erledigt werden müssen, da sonst negative Konsequenzen drohen. Denkbar wichtig A Aufgaben sind also sowohl die Sicherstellung von Strom, Wasser und Internet am Arbeitsplatz, die fristgerechte Bezahlung eines Kredites oder das Treffen mit dem potentiellen Geschäftspartner.

Bei der Bearbeitung der kategorisierten Aufgaben kommt es dann auf die Einhaltung der Reihenfolge an. In der Regel sollten A Aufgaben zuerst und C-Aufgaben zuletzt bearbeitet werden.

Die ABC-Analyse Schritt für Schritt

Zunächst muss definiert werden, wie wichtig eine Aufgabe tatsächlich ist und abgeschätzt werden, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nimmt. Danach erfolgt die eigentliche Kategorisierung. Als Leitlinie und Idealfall gilt, dass die wichtigen A-Aufgaben den Großteil der verfügbaren Zeit beanspruchen. A-Aufgaben sollten etwa 15 bis 20 Prozent der anstehenden Aufgaben ausmachen, für ihre Erledigung wird aber 60 bis 65 Prozent der verfügbaren Zeit genutzt. Es gilt also, sich hier auf einige, tatsächlich wichtige Aufgaben zu fokussieren. Für B-Aufgaben gilt etwa 20 bis 25 Prozent für sowohl den Anteil an zu erledigenden Aufgaben und das eingeplante Zeitvolumen, bei C-Aufgaben ist es genau andersrum als bei A-Aufgaben – mit etwa 15 Prozent zeitlichen Arbeitsaufwand sollen möglichst viele Aufgaben abgearbeitet werden.

In der Realität ist die Umsetzung der ABC-Analyse alles andere als selbstverständlich – viele Manager und Geschäftsführer verwenden grade mal 15 Prozent ihrer Zeit für die Erledigung der A Aufgaben und verbringen den Großteil ihrer Zeit mit der Erledigung von routinemäßigen C-Aufgaben – Delegation scheint hier ein Fremdwort zu sein.

Aber auch, wenn es verlockend erscheint – wer nur noch A Aufgaben erledigt und alles andere links liegen lässt, stößt früher oder später auch an seine Grenzen. Eine Balance zwischen den verschiedenen Kategorien zu finden ist wichtig und sollte im Fokus des geschäftlichen Zeitmanagements stehen. Wer besonders genau arbeiten will, kann für jede Kategorie präzise Zeitfenster, in denen die entsprechenden Aufgaben erledigt werden sollen, definieren und seinen Fortschritt dokumentieren.

Tipps zum effizienten Zeitmanagement

Wer die ABC-Analyse für das geschäftliche Zeitmanagement nutzt, sollte diese so konkret und praxisnah wie möglich anwenden und sich bei der Kategorisierung der Aufgaben tatsächlich hinterfragen, wie hoch die Priorität der einzelnen Aufgaben tatsächlich ist – nur dann ist die ABC Analyse als Tool sinnvoll.

Nehmen Sie Ihr Zeitmanagement kritisch unter die Lupe und hinterfragen Sie, ob es wirklich wichtig ist, dass Sie den einen, treuen Kunden persönlich betreuen, die Salesprozesse selbst managen oder sich persönlich um die Reinhaltung der Büroräume kümmern, oder diese Aufgaben an qualifizierte Mitarbeiter delegiert werden können. Möglicherweise entdecken Sie in diesem Rahmen ganz andere, bisher wenig beachtete Aufgaben und stufen diese nun mit einer höheren Priorität ein. So kann es zum Beispiel von sehr hoher Priorität sein, den Internetprovider zu wechseln, eine neue Reinigungsfirma zu beauftragen oder eine jährliche Weihnachtsfeier zu organisieren. Seien Sie kritisch und hinterfragen Sie, was wirklich zu mehr Unternehmenserfolg und Produktivität führt.

Ebenso wie alle anderen Zeitmanagement Methoden ist auch die ABC-Analyse nur so gut wie ihre praktische Umsetzung. Neben einer kategorischen Herangehensweise an die Zeit- und Aufgabeneinteilung sollte man sein Zeitmanagement außerdem an die persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Die biologische Leistungskurve zum Beispiel sollte bei der Zeitplanung eine Rolle spielen. Während der typischen Tageshochs, wenn sie besonders aktiv und leistungsfähig sind, sollte Ihre Energie in die Erledigung der definierten A Aufgaben fließen, Leistungstiefs hingegen eignen sich besser für die Erledigung weniger fordernder C-Aufgaben, bei denen Routinen befolgt werden.

Zeitmanagement für Profis

Die ABC-Analyse hat viele Vorteile und ist eine schnell anwendbare, unkomplizierte und übersichtliche Methode des Zeitmanagements. Wie jede Zeitmanagementmethode stellt auch die ABC Analyse ein Idealmodell vor, welches je nach Möglichkeit an die Realität des Unternehmens angepasst wird.

Als Leitlinie bei der Aufgabenplanung ist die ABC -Analyse aber sinnvoll und hilfreich und findet eine breite Anwendungspalette: Sie dient nicht nur dem eigentlichen Zeitmanagement, sondern kann unter anderem auch Existenzgründern beim Umgang mit Kunden helfen und diese je nach dem, wie profitabel sie für das Geschäft sind, kategorisieren. Die ABC-Analyse ist neben einigen anderen Zeitmanagement Systemen wie der Eisenhower Box, dem Alpen Prinzip oder dem Smart Prinzip ein sehr nützliches Tool bei der Aufgaben- und Zeitplanung und kann zum Unternehmenserfolg beitragen.