Mit der ârichtigenâ HR-Software können Unternehmen die Effizienz in Personalabteilungen maĂgeblich steigern. So amortisieren sich die Anschaffungskosten hĂ€ufig schon nach ĂŒberschaubarer Zeit, insbesondere bei Unternehmen mit mehr Personal â die oftmals auch gar nicht ohne spezialisierte HR-Software auskommen. Wichtig ist, dass das Programm den eigenen BedĂŒrfnissen und typischen Aufgaben von HR-Mitarbeitern in vollem Umfang gerecht wird.
Welche Vorteile kann ein leistungsstarkes HR-Tool generieren?
Sofern das Programm die Personalabteilung wirklich effektiv in der BewĂ€ltigung ihrer Aufgaben unterstĂŒtzt, entstehen dadurch viele nennenswerte Vorteile. Diese können nicht nur die Zeit, die fĂŒr einzelne Aufgaben anfĂ€llt deutlich reduzieren, sondern beispielsweise auch bei der ErfĂŒllung von Compliance-Vorschriften und Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen unterstĂŒtzen.
Potenzielle Vorteile wÀren dann:
- verbesserte QualitÀt von ganzheitlichen HR-Prozessen und -Services
- schnellere und intuitive Erfassung von personenbezogenen Daten und Kompetenzen
- Entlastung der Administration und damit Zeitersparnis
- korrekte Speicherung aller Daten unter Einhaltung der DSGVO
- praktische Schnittstellen, zum Beispiel fĂŒr Remote-Work oder fĂŒr angeschlossene Abteilungen
- Kostenersparnis durch mögliche Verschlankung der Personalabteilung
Zu beachten ist: Viele Softwarelösungen fĂŒr Personalabteilungen besitzen eine fixe Obergrenze mit Hinblick auf die Mitarbeiterzahl im Unternehmen. Das Gros der Programme ermöglicht aber eine effiziente Bearbeitung von bis zu 1.000 oder 2.000 Mitarbeitenden, was dementsprechend fĂŒr eine Vielzahl der Unternehmen absolut ausreichen sollte. Konzerne mĂŒssen hingegen darauf achten eine Lösung zu wĂ€hlen, die keine derartige Obergrenze besitzt.
Welche Funktionen sollte eine Personalersoftware mitbringen?
Der exakte benötigte Funktionsumfang kann zwischen Unternehmen variieren â und ist auch davon abhĂ€ngig, welche Softwarelösungen da bereits fest verankert sind und fortlaufend zum Einsatz kommen. Eine Reihe von Funktionen in solchen HR-Softwarelösungen verdient sich besondere Aufmerksamkeit, da diese typischerweise kontinuierlich benötigt werden und tatsĂ€chlich eine signifikante, messbare Entlastung schaffen.
So sollte die Software den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter erleichtern, indem daran gekoppelte Schritte sowohl rationalisiert als auch automatisiert werden. Parallel dazu sollte die Software Personaler bei der Auswahl neuer Mitarbeiter und damit ganzheitlich im Recruiting-Prozess unterstĂŒtzen. Idealerweise sind Personaler in der Lage unmittelbar in der Software Bewerbungen zu sondieren, zu filtern und KommunikationskanĂ€le gegenĂŒber Bewerbern ebenso wie anderen internen Mitarbeitern zu eröffnen.
Die Software sollte auĂerdem beim Leistungs- und Mitarbeitermanagement unterstĂŒtzen. Ziele könnten sich da beispielsweise fortlaufend festhalten und verwalten lassen, auch um spĂ€ter gezielt Feedback geben zu können. Des Weiteren muss die Software selbstverstĂ€ndlich in der Lage sein bei der VergĂŒtung von Mitarbeitern nennenswerte Vorteile zu erzielen â zum Beispiel ĂŒber die transparente Nachverfolgung von geleisteten Arbeitsstunden, in der Verwaltung von flexiblen Boni und bei der Bearbeitung von Leistungen und leistungsbezogenen Steuern und Abgaben.
Weitere typische Funktionen und Features, auf die Unternehmen traditionell achten, sind zum Beispiel:
- Reisekostenmanagement
- Stellenanzeigen-Verwaltung
- Fehlzeitenplanung
- integrierte Erinnerungsfunktionen
- kontinuierliche VerfĂŒgbarkeit von Personalakten
Speziell was den Funktions- und Leistungsumfang anbelangt ist auĂerdem darauf zu achten, dass manche HR-Softwarelösungen mit einem Fixpreis fĂŒr das komplette Paket arbeiten, wĂ€hrend bei anderen Tools verschiedene Features separat hinzugebucht werden können. Letzteres ermöglicht Unternehmen, insbesondere kleinen und mittelstĂ€ndischen Betrieben, noch stĂ€rker auf den eigenen Bedarf zu reagieren und dabei zudem die GrundsĂ€tze der Wirtschaftlichkeit zu wahren.
Details zur KompatibilitÀt beachten
Eine Software ist stets nur so gut, wie sie sich effektiv in Unternehmen einsetzen lĂ€sst. Dabei mĂŒssen Unternehmen sowohl auf Schnittstellen und KompatibilitĂ€tskriterien achten, aber auch auf beispielsweise verfĂŒgbare Zertifizierungen â wie unter anderem die ISO 27011 Zertifizierung fĂŒr einen erweiterten Datenschutz. Diese ist typischerweise Bestandteil der HR-Programme, nicht aber unbedingt ein deutscher Serverstandort. ZwangslĂ€ufig notwendig ist dieser nicht, wird er aber unbedingt angestrebt, mĂŒssen Unternehmen sich vorab darĂŒber informieren.
Die meisten HR-Lösungen haben heute einen integrierten Cloud-Zugang, weshalb dahingehend nur noch geringfĂŒgige Unterschiede bestehen. Sofern die Mitarbeiter in der Personalabteilung hĂ€ufiger remote arbeiten, ist auf eine KompatibilitĂ€t gegenĂŒber mobilen EndgerĂ€ten wie Smartphones und Tablets zu achten. Im Regelfall bieten die Programme das ĂŒber eine gesonderte, im Preis bereits inkludierte App an. Es ist aber darauf zu achten, dass die Software genĂŒgend ZugĂ€nge fĂŒr die Personalabteilung bereitstellt. Bei kleinen und mittelstĂ€ndischen Unternehmen sollte eine derartige BeschrĂ€nkung kein Hindernis sein, in Konzernen ist aber unbedingt auf eine ausreichend hohe Zahl von MitarbeiterzugĂ€ngen zu achten.
Analytische und Controlling-Funktionen
Abseits der organisatorischen Features und Funktionen sind es vor allem umfangreiche Reportings, die eine zeitgemĂ€Ăe HR-Software mitbringen sollte. Idealerweise bietet das Programm rund 10 bis 20 detaillierte Berichte, die Personalern eine tiefgreifende Analyse der Belegschaft, deren AktivitĂ€t und möglicher Fehlzeiten erlaubt. Des Weiteren können so auch Schulungsfortschritte fortlaufend im Auge behalten werden â alles bequem innerhalb einer einzigen OberflĂ€che.
Durch Automatisierung Effizienzgewinne generieren
Routineaufgaben und wiederkehrende Arbeitsschritte sollte eine leistungsstarke HR-Software so gut wie nur möglich automatisieren, um die menschlichen Mitarbeiter in der Personalabteilung nachhaltig zu entlasten. Erinnerungen und automatisch versendete Benachrichtigungen, sofern ein manuelles Eingreifen nötig ist, unterstĂŒtzen dabei.
Mit der richtigen HR-Software entstehen dauerhaft Vorteile
Ob Mitarbeiter-Feedback-GesprĂ€che, Abrechnungen von Lohn und Gehalt, Schulungen oder die Verwaltung von Ăberstunden und Fehlzeiten: HR-Software sollte HR-FachkrĂ€fte fortlaufend unterstĂŒtzen â durch Automatisierung, intuitiv verfĂŒgbare Datenzugriffe und natĂŒrlich auch im Bewerbermanagement.
