Die Lohnabrechnung gehört in kleinen Unternehmen zu den Aufgaben, die Monat für Monat Ressourcen binden, häufig auf Kosten der eigentlichen Geschäftsentwicklung. Was auf den ersten Blick wie eine Pflichtaufgabe unter vielen wirkt, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen allerdings als Schwachstelle im Betriebsablauf. Fehler schleichen sich leicht ein, gesetzliche Vorgaben ändern sich ständig und zuständig ist oftmals jemand, der nebenbei noch viele andere Aufgaben im Unternehmen erledigt. In der Folge entstehen Verzögerungen, Rückfragen im Team und unnötiger Abstimmungsaufwand mit dem Steuerbüro.

Was kleine Betriebe bei der Lohnabrechnung ausbremst

In kleinen Betrieben ist die Gehaltsabrechnung selten gut strukturiert. Die Zuständigkeit liegt nämlich häufig nicht bei spezialisierten Fachkräften und stattdessen irgendwo zwischen Geschäftsführung, Assistenz und Steuerkanzlei. Der Zeitaufwand ist entsprechend hoch, ebenso die Fehleranfälligkeit.

Ein klassisches Beispiel. Ein Handwerksbetrieb mit zehn Mitarbeitenden erledigt die gesamte Lohnabrechnung über Excel und Papierakten. Monat für Monat wird gerechnet, kopiert und korrigiert. Sobald gesetzliche Änderungen oder Sonderregelungen wie Kurzarbeit hinzukommen, wird es allerdings unübersichtlich, denn Rückfragen der Belegschaft und Korrekturen nehmen zu und Abgaben an Krankenkassen verzögerten sich.

Solche Situationen sind keine Ausnahme. Vor allem unter Zeitdruck steigt schließlich die Wahrscheinlichkeit für Fehler, zum Beispiel bei der Berechnung von Steuerfreibeträgen, Sozialversicherungsbeiträgen oder der korrekten Einstufung von Minijobbern. Wiederkehrende Probleme bei der Abrechnung wirken sich dann langfristig negativ auf das Vertrauen der Belegschaft aus. Jeder Abrechnungszyklus wird zur Belastung, statt automatisiert im Hintergrund zu laufen.

Ohne klar strukturierte Prozesse und digitale Unterstützung entstehen unnötige Doppelarbeiten, zum Beispiel bei der Übertragung von Arbeitszeiten oder dem Erfassen von Fehlzeiten.

Gesetzliche Änderungen erfordern zusätzliche Recherche und manuelle Anpassungen, die im Tagesgeschäft leicht zu übersehen sind. Und spätestens bei einer Betriebsprüfung wird deutlich, wie lückenhaft oder uneinheitlich viele Lohnunterlagen geführt werden.

Weg vom Papier

Die manuelle Lohnabrechnung erfordert also viel Zeit und außerdem eine ständige Kontrolle. Anders sieht es mit softwaregestützten Lösungen aus. Hier werden Stammdaten an einem Ort gepflegt, gesetzliche Änderungen automatisch übernommen und Abrechnungen mit wenigen Klicks erstellt.

Vollzieht zum Beispiel ein Dienstleistungsunternehmen aus dem Bereich Gebäudereinigung den Umstieg von Excel auf eine cloudbasierte Lösung, dauert die Umstellung voraussichtlich wenige Tage, aber der Effekt wird schnell spürbar. Keine doppelten Einträge mehr, automatisch erzeugte Abrechnungen, eine direkte Übergabe an den Steuerberater und die eingesparte Zeit wird in Kundenpflege und Personalentwicklung investiert.

Auch die Genauigkeit steigt, denn Fehler bei Urlaubsberechnung, Zuschlägen oder Meldefristen verschwinden nahezu vollständig. Ein geeignetes Lohnprogramm für Kleinunternehmen bildet diese Prozesse inzwischen vollständig digital ab, inklusive der Kommunikation mit Behörden und Versicherungsträgern.

Gesetzliche Pflichten sicher erfüllen

Die Anforderungen im Lohnbereich sind komplex, auch für kleine Betriebe. Meldungen an Sozialversicherungsträger, elektronische Lohnsteuerbescheinigungen und Aufbewahrungspflichten stellen komplexe Anforderungen dar. Fehler in diesen Bereichen führen hingegen zu Bußgeldern und Nachzahlungen.

Softwarelösungen unterstützen bei diesen Aufgaben zuverlässig. Sie erinnern nämlich an Fristen, prüfen Plausibilitäten, generieren die nötigen Formate für ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale), DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) oder Beitragsnachweise und auch die Archivierung erfolgt revisionssicher.

Fehlerhafte oder verspätete Abgaben lassen sich so gezielt vermeiden und bei Betriebsprüfungen steht alles sauber dokumentiert bereit, ohne aufwendige Suchen nach Unterlagen.

Regelmäßige Updates der Software sorgen obendrein dafür, dass neue gesetzliche Vorgaben zeitnah berücksichtigt werden. Zudem ermöglichen übersichtliche Dashboards und Berichtsfunktionen eine schnelle Kontrolle des Abrechnungsstatus.

Worauf es bei der Softwareauswahl ankommt

Nicht jede Lösung passt zu jedem Betrieb. Kleine Unternehmen benötigen daher ein anderes System als große Konzerne, hauptsächlich in Bezug auf Bedienbarkeit, Funktionsumfang und Support. Ausschlaggebend sind unter anderem

• eine verständliche Benutzeroberfläche ohne Fachbegriffe
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Zeiterfassung und Steuerberater
• automatische Aktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen
• persönlicher sowie gut erreichbarer Support

Anbieter mit kostenloser Testversion oder Demozugang erleichtern die Entscheidung. Es ist außerdem sinnvoll, reale Abrechnungsfälle testweise durchzuspielen und Erfahrungen aus dem eigenen Netzwerk einzuholen. Unternehmer aus ähnlichen Branchen oder Betriebsgrößen sind hier oft die beste Quelle. Ferner empfiehlt es sich, auf modulare Systeme zu setzen, die mit dem Unternehmen mitwachsen und bei Bedarf zusätzliche Funktionen bereitstellen.

Ein weiterer maßgeblicher Aspekt ist die Datensicherheit, insbesondere bei cloudbasierten Lösungen, die den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten gewährleisten müssen. Darum sollten regelmäßige Backups und eine sichere Datenverschlüsselung Teil des Angebots sein.

Mehr Übersicht durch integrierte Systeme

Die Lohnabrechnung ist kein isolierter Prozess. In aktuellen Systemen ist sie vielmehr eingebettet in ein schlankes Betriebsmanagement, zusammen mit Zeiterfassung, Buchhaltung und Personalverwaltung. Das sorgt für weniger Schnittstellenprobleme, einheitliche Daten und durchgängige Prozesse.

Eine nahtlose Integration der Lohnsoftware steigert zudem nicht nur die Transparenz, sie trägt auch zur höheren Produktivität im Homeoffice bei. Das erreichen Unternehmen, indem sie Prozesse digital vernetzen und redundante Tätigkeiten reduzieren. Arbeitszeiten werden direkt übernommen, Urlaubs- und Krankentage automatisch verrechnet und Löhne korrekt ausgezahlt, ohne Doppelerfassung oder manuelle Abstimmung.

Ein Beispiel. In einem familiengeführten Pflegedienst erstellen zuständige Mitarbeiter Dienstpläne bislang separat und übertragen sie später händisch. Nach der Einführung eines integrierten Lohn- und Zeiterfassungssystems stimmen alle Abrechnungsdaten auf Anhieb. Das Team im Büro hat weniger Rückfragen, die Abrechnungen gehen pünktlich raus und das ohne Zusatzaufwand.