Kurz zusammengefasst:
- Eine gründliche Einarbeitungsplanung und -durchführung kann helfen, den neuen Mitarbeiter schnell und erfolgreich in die Aufgaben und Abläufe des Unternehmens einzuführen.
- Eine klare und umfassende Kommunikation sowie regelmäßige Feedback-Gespräche können dabei helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Integration zu fördern.
- Eine Beteiligung des neuen Mitarbeiters an Projekten und Teamaktivitäten kann helfen, ihn schneller in das Team zu integrieren und seine Motivation zu steigern.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Unternehmen ist eine Aufgabe, die von Vorgesetzten und Unternehmensführung häufig unterschätzt und vernachlässigt wird – für die erfolgreiche Eingliederung neuer Mitarbeiter und somit auch für den Unternehmenserfolg und das Betriebsklima ist sie aber von immenser Wichtigkeit.
Sind die Einarbeitung und der Jobantritt schlecht vorbereitet, sind Frust und Langeweile vorprogrammiert. Worauf es bei der Einarbeitung, dem sogenannten Onboarding und in der weiteren Integration neuer Mitarbeiter ankommt und wie diese gelingt, erläutern wir im Folgenden.
Ziele der Einarbeitung
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist ein wichtiges Puzzlestück für die Integration ins Unternehmen. Langfristiges Ziel der Einarbeitung ist es, dass der neue Mitarbeiter sich wohlfühlt, Teil des Teams wird, Verantwortung übernimmt und dem Unternehmen lange erhalten bleibt. In vielerlei Hinsicht ist es also hilfreich, den Einstieg so positiv und leicht wie möglich zu gestalten und den neuen Mitarbeiter aufzunehmen.
Anders als es häufig erscheint, ist das Ziel der Einarbeitung nicht nur die schnelle Übernahme von Aufgaben, sondern auch ein gutes Level an Souveränität, eine Teilhabe am Unternehmenserfolg und nicht zuletzt die Zufriedenheit aller Beteiligten, welche zu geringerer Fluktuation im Unternehmen führt.
Worauf es bei der Einarbeitung ankommt
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter muss systematisch und durchdacht sein, der neue Mitarbeiter soll von seinem Standort “abgeholt” werden, sich an seinem neuen Arbeitsplatz und im Unternehmen willkommen fühlen und Wertschätzung erfahren – eine gute Vorbereitung ist dafür unerlässlich. Im Idealfall erfolgen die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters sowohl organisatorisch und logistisch als auch emotional und sozial.
Zunächst muss geklärt werden, wer der richtige Ansprechpartner ist, welche bürokratischen Prozesse erledigt und welche Arbeitsutensilien beschafft werden müssen sowie was vom Mitarbeiter in den ersten Tagen erwartet wird und in welchen Stufen die Einarbeitung und die Erledigung der ersten Aufgaben erfolgt.
Nicht nur der Arbeitsplatz und der Vorgesetzte, sondern auch das Team, in dem der neue Mitarbeiter tätig sein wird, sollte auf den Neuling vorbereitet werden. Wer ist der Neue, wer sind wir – es ist durchaus sinnvoll, sich in der Teambesprechung kurz mit dem Profil des Neuen zu beschäftigen und die eigenen Gepflogenheiten zu hinterfragen, um mental Platz für das neue Teammitglied zu schaffen. Die Bindung ans Unternehmen und ans Team ist für die Integration des neuen Mitarbeiters und seine erfolgreiche Einarbeitung sowie den Wissenstransfer wichtig und trägt unter anderem zur Fachkräftesicherung bei. Der Aufbau von Vertrauen und das Teamgefüge spielen neben der Organisation der Einarbeitung eine wichtige Rolle in den ersten Monaten.
Hilfreiche Tipps und Methoden für die erfolgreiche Einarbeitung
Das 3-Phasen-Modell unterteilt die Einarbeitung des Mitarbeiters in drei Phasen: Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag, der erste Tag im Unternehmen und die Einarbeitung und Probezeit während der ersten Monate. Eine Checkliste für die Einarbeitung ist sinnvoll. Folgende Punkte sollten dabei grob berücksichtigt und je nach Arbeitsplatz detailliert aufgeführt werden:
- Benötigte Utensilien (Manuals und Tools, Schlüssel, Materialien am Arbeitsplatz etc.)
- IT Zugänge (E-Mail, Software, Telefon etc.)
- Einladungen zu Events & unternehmensinternen Verteilern
- Hausrundgang und Vorstellung aller Ansprechpartner und Kollegen
- Wichtige Unterlagen (Arbeitsvertrag, Versicherungsunterlagen etc.)
- Anstehende Aufgaben und Fristen
Zur einfacheren Übersicht kann die Einarbeitung nach dem oben angeführtem Modell wie folgt unterteilt werden:
– Phase 1: Vorbereitungsphase: Arbeitsvertrag unterzeichnen, Arbeitsplatz einrichten, IT Zugänge beschaffen (frühzeitig, da dies oft ein paar Tage dauert), Zugang zu Gebäude sicherstellen, Team informieren, Kontakt zum Mitarbeiter aufnehmen und ersten Tag koordinieren
– Phase 2: Eintrittsphase: Rundgang im Haus, Besprechung der ersten Tage und Erwartungen, Aufgabenverteilung, Vorstellung des Teams, Chefs und anderer neuer Mitarbeiter, eventuell Teambonding – gemeinsames Mittagsessen, Unternehmens-Giveaways
– Phase 3: Integrationsphase: Regelmäßiges Feedback und Training
Ein Patensystem kann nützlich sein, um die Eingliederung des neuen Mitarbeiters zu erleichtern. Hierbei hilft ein erfahrener Mitarbeiter dem neuen Kollegen inhaltlich aber auch organisatorisch – ein Modell, was sich als sehr geeignet für den Wissenstransfer herausgestellt hat und auch bei der Integration von neuen Teammitgliedern hilfreich ist.
Typische Fehler bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Schlechte Vorbereitung ist das größte Risiko bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Folgende Punkte sollten bei der Vorbereitung des Eintrittes beachtet werden:
– Der Chef hat keine Zeit: Der Vorgesetzte oder Teamchef repräsentiert das ganze Team und ist direkt für den neuen Mitarbeiter verantwortlich. Besonders wichtig ist es daher, dass sich der Chef Zeit für die Begrüßung und das erste Gespräch nimmt und Bereitschaft und Verfügbarkeit signalisiert. Die eigentliche Einarbeitung kann dann auch durch andere Kollegen erfolgen.
– Unklare Aufgaben oder Tagesablauf: Viele Neulinge stehen erstmal vor einem Chaoshaufen und müssen sich einen Durchblick erarbeiten. Um Frustration zu vermeiden, sollten anfallende Aufgaben und ihre Dringlichkeit so gut es geht besprochen werden und ein Plan für die ersten Tage erstellt werden. Teamapps und geteilte To-Do-Listen sind bei der Strukturierung der Aufgaben begleitend zur persönlichen Organisation gut geeignet.
– Arbeitsplatz nicht eingerichtet: Das Telefon funktioniert nicht, die Programme müssen erst installiert werden und die Glühbirne ist kaputt – hier kann viel falsch laufen.
– Kollegen nicht vorgewarnt: Besonders willkommen fühlt sich der neue Kollege, wenn das Team ihn bereits erwartet, sich seinen Namen merkt und Hilfe anbietet. Nichts ist unschöner, als am ersten Tag in überraschte Gesichter zu blicken.
– Falsche oder zu hohe Erwartungen: Das erste Gespräch mit dem Vorgesetzten kann hier zu viel Klarheit führen. Je nach Firma geht es erstmal langsam los oder der neue Mitarbeiter wird gleich mit Arbeit überhäuft.
Gekommen, um zu bleiben? Wie der Übergang gelingt
Unternehmen, die neue Mitarbeiter schnell und gekonnt einarbeiten und integrieren und dabei eine gute Vorbereitung an den Tag legen sind klar im Vorteil.
Ein Einarbeitungskonzept oder Plan ist umfassend, langfristig und integrierend angelegt, er reicht vom Ende des Rekrutierungsprozesses bis zur erfolgreichen Integration des neuen Mitarbeiters und berücksichtig sowohl organisatorische und logistische Prozesse als auch das soziale Teamgefüge und das emotionale Wohlbefinden des Neulings. Wer strategisch und umsichtig an die Einarbeitung herangeht, den neuen Mitarbeiter gut aufnimmt, betreut und schult und sich im Zweifelsfall von einer gut strukturierten Checkliste helfen lässt, kann nur gewinnen.
