Kurz zusammengefasst:
- Die Aufbauorganisation beschreibt die Art und Weise, wie ein Unternehmen organisiert ist, um seine Ziele und Aufgaben erfüllen zu können.
- Es gibt verschiedene Formen der Aufbauorganisation wie z.B. die Funktionsorganisation, die Divisionale Organisation und die Matrixorganisation.
- Jede Form hat ihre eigenen Stärken und Schwächen und die Wahl der richtigen Form hängt von der Art des Unternehmens, seinen Zielen und seiner Umweltbedingungen ab.
Die Struktur des Unternehmens trägt wesentlich zum Unternehmenserfolg bei und sollte bestmöglich an das Unternehmen und seine Bedürfnisse angepasst sein. Kundenorientierung, die Optimierung der Arbeitsabläufe, kurze Kommunikationswege, ein geringer Koordinationsaufwand und eine flexible, motivierte Belegschaft sind Schlüsselfaktoren, um als Unternehmen top Leistungen zu erreichen und in der modernen Arbeitswelt zu bestehen. Welche Möglichkeiten und Herausforderungen ergeben sich für Manager und Führungskräfte bei der Gestaltung der Aufbauorganisation und wie können Probleme wie Ineffizienz, interne Konflikte, fehlende Marktnähe oder geringe Flexibilität durch den passenden Aufbau der Unternehmensstruktur vorgebeugt werden?
Die Grundlage der Unternehmensstruktur – die Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation bildet das Gerüst des Unternehmens und entscheidet über die Gliederung der Unternehmenseinheiten wie die verschiedenen Abteilungen und Stellen. Im Fokus der Aufbauorganisation steht, anders als bei der Ablauforganisation, die Unternehmensstruktur. Damit entscheidet die Aufbauorganisation auch über die Verteilung der Ressourcen und Kompetenzen – sie definiert die Aufgabenverteilung zwischen den unternehmensinternen Instanzen.
Die Aufbauorganisation wird vertikal dargestellt. Sie kann je nach Gestaltung nach verschiedenen Modellen strukturiert sein: Einige Beispiele sind die Matrix-Organisation, die die Stablinien-Organisation und die funktionsorientierte Organisation.
Beispiele
- Hierarchische Unternehmensstruktur: Diese Struktur ist durch klare Autoritätsverhältnisse und eine klare Aufgabenverteilung gekennzeichnet. Es gibt mehrere Ebenen der Hierarchie, von der Top-Management-Ebene bis hin zur operativen Ebene. Beispiele für Unternehmen mit einer hierarchischen Struktur sind große Konzerne und öffentliche Unternehmen.
- Matrix-Unternehmensstruktur: Diese Struktur kombiniert die Merkmale einer hierarchischen und einer Projektstruktur. Es gibt sowohl feste Abteilungen als auch Projektteams, die parallel arbeiten. Beispiele für Unternehmen mit einer Matrixstruktur sind Unternehmen in der IT-Branche oder in der Beratung.
- Flache Unternehmensstruktur: Diese Struktur ist durch eine geringe Anzahl von Hierarchieebenen gekennzeichnet und ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung und eine hohe Flexibilität. Beispiele für Unternehmen mit einer flachen Struktur sind Start-ups und kleine Unternehmen.
- Netzwerk-Unternehmensstruktur: Diese Struktur basiert auf einer Vielzahl von Partnerschaften und Kooperationen mit anderen Unternehmen und Organisationen. Beispiele für Unternehmen mit einer Netzwerkstruktur sind Unternehmen in der Logistik- oder Lieferkettenbranche.
- Virtual Unternehmensstruktur: Diese Struktur basiert auf der Verwendung von Technologien, um die Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern an verschiedenen Orten zu ermöglichen, die nicht physisch im selben Büro arbeiten. Beispiele für Unternehmen mit virtuellen Strukturen sind Unternehmen die auf Remote-Arbeit setzen oder Unternehmen die in verschiedenen Ländern tätig sind.
Einlinien vs. Mehrlinien Organisation
In einem Einliniensystem sind alle Einheiten in ein transparent organisiertes System eingebunden, jeder Mitarbeiter hat einen unmittelbaren Vorgesetzten, welcher weisungsbefugt ist und die alleinige Kontrolle der Arbeitsprozesse verantwortet. Die Kommunikationswege und Entscheidungskompetenzen sind klar geregelt und lassen keine Ausnahmen zu, sodass die Dienstwege lang sind. Aus diesem Grund eignet sich das Einliniensystem in erster Linie für kleinere Unternehmen mit übersichtlichen Strukturen.
Größere Unternehmen setzten zumeist auf eine Mehrlinienorganisation. Diese Organisationsform ermöglicht die Kooperation verschiedenen Bereiche, ein Mitarbeiter kann Arbeitsaufträge von verschiedenen Funktionsstellen erhalten und mehrere Vorgesetzte haben. Das Mehrliniensystem ermöglicht eine erhöhte Spezialisierung, kürzere Kommunikationswege und mehr Flexibilität, bedeutet aber zugleich eine erschwerte Koordination und weniger Kontrollmöglichkeit.
Andere Systeme wie die Stablinien oder Matrixorganisation können als Weiterentwicklung dieser ursprünglichen Organisationsformen bezeichnet werden.
Die Stablinien-Organisation
Die Stablinien-Organisation ist einer Form der Aufbauorganisation, bei der die Einlinien- oder Mehrlinienorganisation um Stabstellen ergänzt wird. Die Unternehmensstruktur wird durch die Ergänzung um Stabstellen mehrdimensional und gewinnt an Kapazität.
Stäbe beraten den jeweiligen Vorgesetzten und entlasten ihn, haben aber keine alleinige Weisungsbefugnis. Häufig handelt es bei Stabstellen um Experten in bestimmten Gebieten, die die verschiedenen Instanzen mit Informationen versorgen und Entscheidungen vorbereiten. Sie können auch verschiedenen Abteilungen dienen. Einige Beispiele sind die IT-Abteilung, ein Recruiter, die Marktforschung, der Beauftragte für Arbeitssicherheit oder die Assistenz der Geschäftsführung.
Die Entscheidungskompetenz und Qualität werden erhöht und die Führungskraft entlastet, da ihr wichtige Aufgaben abgenommen werden. Auf der anderen Seite kann das Fällen von Entscheidungen durch die Mehrdimensionalität erschwert werden.
Die funktionsorientierte Organisation
In einer funktionsorientierten Organisation stehen die Verteilung der Aufgaben und die Unterteilung in Teilaufgaben im Fokus. Arbeitsprozesse werden so rational wie möglich gestaltet, der Aufbau ist klar und übersichtlich.
Trotz klarer Aufgabenverteilung kommt es dabei aber zu einigen Herausforderungen: Durch die hohe Spezialisierung der einzelnen Einheiten entsteht ein hoher Koordinationsaufwand, welcher Zeitverluste bedeuten kann. Das Delegieren von Aufgaben wird erschwert, da die einzelnen Einheiten strikt getrennt voneinander operieren. Die Mitarbeiter arbeiten zwar hochspezialisiert, diese Organisationsform ist aber wenig flexibel und Arbeitskräfte können zum Beispiel nur schwer in anderen Abteilungen eingesetzt werden oder sich gegenseitig unterstützen. Mitarbeiter schauen nur wenig über den Tellerrand hinaus oder erweitern ihre Fähigkeiten – dies vermindert das Innovationspotential des Unternehmens. Durch die längeren Wege und die geringe Flexibilität ist die Marktnähe gering, eine schnelle Anpassung an veränderte Kundenbedürfnisse wird erschwert. In einer flexiblen Arbeitswelt ist dies von Nachteil.
Die funktionsorientierte Organisationsform eignet sich besonders für kleinere Unternehmen, die eine überschaubare Anzahl an Produkten herstellen, über eine homogene Kundenstruktur verfügen und vor allem Kosten sparen wollen.
Die Matrix-Organisation
Matrix-Organisationen bestehen aus einer Kombination von Produkttyp oder Projektbezogenen Einheiten (z.B. Sparte „Auto“, Sparte „Motorrad“ etc.) und funktionalen Arbeitsbereichen (z.B. Vertrieb, Beschaffung, Produktion etc.). Die hierbei entstehenden Schnittstellen bilden die Matrix – sie sind sowohl für die verschiedenen Geschäftsbereiche als auch für die entsprechenden Funktionsbereiche verantwortlich.
Die Matrixorganisation vereint die Vorteile der funktions- und produktorientierten Organisation – dies hat einen positiven Einfluss auf die Qualität von Entscheidungen durch Berücksichtigen unterschiedlicher Aspekte. Die Matrixorganisation als Mehrliniensystem der Aufbauorganisation ermöglicht schnelle Kommunikation über verschiedene Wege. Ansprechpartner sind in der Nähe, Hierarchien flach, die Teamarbeit wird gefördert und das soziale Gefüge ist eng – in der Matrixorganisation hat Kooperation einen hohen Stellenwert. Nachteilhaft ist hingegen, dass in der Matrixorganisation aufgrund der hohen Komplexität weniger Transparenz herrscht, der Kommunikationsbedarf höher ist und Kompetenzen mitunter unklar sind. Weisungsverhältnisse sind mitunter unklar, es wird mehr Führungspersonal benötigt.
Die Aufbauorganisation – So individuell wie das Unternehmen
Die Wahl der passenden Unternehmensstruktur ist für den Unternehmenserfolg von hoher Bedeutung – eine richtige oder falsche Art der Aufbauorganisation gibt es jedoch nicht. Jedes Unternehmen hat, je nach Rechtsform, Branche, Größe und Kultur, seine ganz individuellen Bedürfnisse und muss sicherstellen, flexibel und anpassbar genug zu sein, um auf Veränderungen reagieren zu können.
Die hier beschriebenen Modelle sind als Idealbilder von Organisationsformen zu verstehen und in der Praxis in reiner Form meist nicht zu finden. Je nach Unternehmensbereich oder Sparte kann eine andere Organisationsform vorteilhaft sein. Einige Abteilungen (z.B. Personal) profitieren von der funktionsorientierten Organisation, während andere gut beraten sind, auf Stabstellen zu setzten.
Unternehmensstrukturen sind oft historisch gewachsen und nur selten anhand eines klaren Konzepts entstanden. Aufgrund von starkem Wachstum oder sich verändernder Bedingungen kann es daher nötig sein, die Aufbauorganisation zu überdenken und anzupassen. Im Fokus jeglicher Überlegungen sollten die Effizienz und die Kundenorientierung im Mittelpunkt stehen.
Der Übergang von einem auf der Aufbauorganisation und auf funktionalen Strukturen orientierten Unternehmen hin zu mehr Prozessorientierung kann Unternehmen zu mehr Flexibilität und Wachstum verschaffen. Eine gründliche Analyse ermöglicht Kosten- und Zeitersparnisse bei gleichzeitiger Kundenorientierung und einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit.
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Quellen:
- https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/matrixorganisation-39659
- https://www.betriebswirtschaft-lernen.net/erklaerung/matrixorganisation/
- https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/stab-linienorganisation-45349
- https://www.iww.de/bbp/archiv/organisation-prozessorientierte-unternehmensorganisation-f35888
- https://de.wikipedia.org/wiki/Prozessorganisation
- https://ipl-mag.de/scm-fachbericht/434-funktionale-vs-prozessorientierte-organisation-
