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Freelancer online einstellen – Rechtliches & Versicherung

Freelancer bilden eine wertvolle Ergänzung zu festen Mitarbeitern und sind vor allem für kleinere Unternehmen oder Startups eine flexible Möglichkeit der Zusammenarbeit. Im Gegensatz zu Angestellten, versichern sich Freelancer selbst und sind auch für die Zahlung ihrer eigenen Sozialbeiträge verantwortlich. Unternehmen schätzen die erhöhte Flexibilität und das Wissen von hoch spezialisierten Freelancern.

In Bezug auf das Arbeitsverhältnis bestehen bei der Zusammenarbeit mit Freelancern einige Unterschiede zu Angestellten. Unternehmen, die Freelancer einstellen wollen, beschäftigen sich am besten frühzeitig mit den Besonderheiten von Freelancern und informieren sich zu rechtlichen und versicherungstechnischen Aspekten des Arbeitsverhältnisses.

Was ist ein Freelancer?

Manager am Pc in einem cafe
Quelle: Dragan Grkic/Shutterstock.com

Ein Freelancer ist im Prinzip nichts anderes als ein Selbstständiger oder freier Mitarbeiter, der auf eigene Rechnung arbeitet und sich in keinem Angestelltenverhältnis befindet. Im Gegenzug zum Angestellten erhält ein Freelancer keinen Lohn, sondern stellt Rechnung aus und wird je nach Auftrag und Vereinbarung bezahlt. Der Freelancer kümmert sich eigenständig um die Zahlung seiner Steuern. Des Weiteren ist der Freelancer nicht über seine Beschäftigung versichert – er muss sich also selbst sozialversichern.

Freie Mitarbeiter sind häufig gut ausgebildet und hoch spezialisiert. Besonders in Berufsfeldern wie Übersetzungen, Grafik Design, Journalismus, Schreiben von Texten, Informatik oder Beratungen arbeiten viele Menschen als Freelancer für verschiedene Kunden. Dabei lohnen sich Selbständige speziell für temporäre Tätigkeiten, Auftragsarbeiten oder Unternehmen, die nur unregelmäßig oder in begrenztem Umfang Unterstützung brauchen.

Die Gestaltung des Arbeitsverhältnisses variiert dabei von Fall zu Fall und ist flexibel. Während einige Freelancer zeitgleich für viele verschiedene Kunden tätig sind und ihre Arbeitszeit dementsprechend verteilen, sind andere für spezielle Aufträge oder Projekte Vollzeit für einen einzigen Kunden tätig.

Ob die Einstellung eines Freelancers für Ihr Unternehmen die richtige Entscheidung ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Viel mehr hängt dies von der Art und Weise der angestrebten Zusammenarbeit sowie den Erwartungen des Unternehmens ab.

Woran erkenne ich einen echten Freelancer?

Freelancer Invoice
Quelle: nito/Shutterstock.com

Folgende Anhaltspunkte bieten Orientierung, wenn es darum geht, einen freien Mitarbeiter zu erkennen oder ein Arbeitsverhältnis rechtlich einzuordnen.

Ein Freelancer

  • Hat mehrere Kunden und eine variierende Auftragslage
  • Organisiert sich und seine Arbeitszeit selbstständig
  • Ist als Kleinunternehmer oder Gewerbetreibender angemeldet
  • Stellt Rechnung in seinem Namen aus
  • Wird erst nach abgeschlossener Arbeit bezahlt
  • Ist für seine Versicherung und Steuern selbst verantwortlich
  • Hat keinen Anspruch auf Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Lohnfortzahlung, Elternzeit, Krankheitstage etc.
  • Genießt keinen Kündigungsschutz
  • Ist für die Einrichtung seines Arbeitsplatzes und Arbeitsmaterialien selbst verantwortlich

Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Einkommenssteuer für Freelancer

Freelancer sind grundsätzlich nicht sozialversicherungspflichtig. Sie müssen ihre Sozialversicherungsbeiträge, zum Beispiel für die Krankenkasse und die Rentenversicherung, selbst bestreiten.

Als Arbeitgeber müssen Sie sich also nicht um die Steuern und Abgaben ihres Freelancers kümmern. Unternehmen, die mit Freelancern zusammenarbeiten, sollten sich aber mit den gültigen Bestimmungen auseinandersetzten und die geltenden Vorschriften kennen.

Freelancer bzw. Freiberufler müssen zwar keine Buchführung betreiben, sie müssen ihre Steuern aber selbstständig abführen und sich dabei nach den Einkünften aus selbstständiger Arbeit des Einkommenssteuergesetzes richten (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 EStG). Sie müssen dem Finanzamt gegenüber erklären, welcher Umsatz und Gewinn sie pro Jahr erwarten und quartalsmäßige Steuerabgaben auf Grundlage der jeweiligen Berechnung leisten. Hierzu gehören Abgaben für Einkommenssteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.

Vertragliche Vereinbarung und Bezahlung von Freelancern

Freelancer werden je nach Absprache stundenweise oder per Auftrags bezahlt. In den meisten Fällen sind der Arbeitsumfang und die Bezahlung in einem Honorar-, Dienst- oder Werksvertrag geregelt.

Seit einigen Jahren werden Freelancer, die online arbeiten, auch vermehrt über online Plattformen wie zum Beispiel Upwork.com oder Freelancer.de rekrutiert, angestellt und bezahlt. Auf solchen und ähnlichen Seiten wird ein Vertrag abgeschlossen und die gesamte Bezahlung erfolgt über die Plattform – Rechnung müssen nicht mehr manuell erstellt werden, stattdessen erfolgt die Abrechnung über die Plattform. Für die steuerlichen Abgaben ist der Freelancer auch hier selbst verantwortlich.

Definition des Arbeitsverhältnisses – Risiken durch Scheinselbstständigkeit & Co

Arbeitsvertrag eines Freelancers
Quelle: Lucian Milasan/Shutterstock.com

Ob ein Arbeitsverhältnis als Angestelltenverhältnis oder Selbstständigkeit eingestuft wird, hängt nicht in erster Linie von dem abgeschlossenen Arbeits- oder Werksvertrag ab – entscheidend für die rechtliche Einordnung ist die tatsächliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit. Ein Selbstständiger kann nach deutschem Recht durchaus auch als Arbeitnehmer oder arbeitnehmerähnliche Person gelten.

Die Einordnung in Freelancer, Arbeitnehmer oder Unternehmen ist keineswegs immer eindeutig. Eine arbeitnehmerähnliche Person ist beispielsweise ein Freelancer, der nun für einen Auftraggeber tätig ist und der keine eigenen Mitarbeiter anstellt, also kein Unternehmen ist. Er ist aber weniger in die Organisation des Unternehmens eingegliedert als ein Arbeitnehmer und verfügt über mehr Freiheit bei der Gestaltung seiner Arbeitszeit. Dozenten, Handelsvertreter oder Künstler gehören zu den typischen Berufsgruppen, die häufig als arbeitnehmerähnlich kategorisiert werden. In diesem Fall gilt teilweise das deutsche Arbeitsrecht, auch wenn der Freelancer keine Sozialabgaben zahlt. Zudem gilt das Bundesurlaubsgesetz – der Freelancer hat Anspruch auf bezahlten Urlaub.

Für die Zahlung der Umsatzsteuer ist außerdem entscheidend, ob der freie Mitarbeiter Arbeitnehmer oder Unternehmer ist. Ein Arbeitnehmer ist derjenigen, der weisungsunterworfen ist, seine Arbeitszeit nach Vorgabe des Auftraggebers erfüllt und über wenig Freiheit verfügt. Die Bezahlung erfolgt hier zumeist fest nach Stunden. Der Arbeitgeber oder Auftraggeber kann aus den Rechnungen des Arbeitnehmers keine Vorsteuer abziehen, der Arbeitnehmer muss aber die in der Rechnung angegebene Umsatzsteuer begleichen.

Ist ein Freelancer Arbeitnehmer und geht in der Realität einem regulären Beschäftigungsverhältnis nach, gilt dies in den meisten Fällen als Scheinselbstständigkeit. Grund für die rechtliche Einordnung unabhängig vom Abkommen zwischen Unternehmen und Freelancer ist der Schutz des Angestellten oder Freelancers sowie das Interesse des Staates an den Einnahmen durch Sozialversicherung und Steuern.

Mit Freelancern arbeiten – Risiken vermeiden

Mit Freelancern zu arbeiten kann besonders für kleine Unternehmen, Startups oder Unternehmen mit stark schwankender Auftragslage vorteilhaft sein. Die Flexibilität, die die Zusammenarbeit mit einem Freiberufler mit sich bringt, zahlt sich vor allem finanziell und administrativ aus – Ausgaben für Sozialversicherung entfallen, die Fixkosten sind gering und der Freelancer kümmert sich um die Zahlung sämtlicher Abgaben. Im Gegenzug mag der Stundensatz des Freelancers daher in vielen Fällen über dem eines angestellten Mitarbeiters liegen.

Unternehmen, die auf Freelancer setzten, sollten sich aber rechtlich und bezüglich möglicher Versicherungsrisiken beraten lassen.


Quellen:

https://www.runmyaccounts.ch/2014/01/freelancer-auf-was-muss-ich-als-unternehmer-achten/
https://www.drweb.de/scheinselbststandigkeit-gefahr-fur-freelancer-ihre-auftraggeber/
https://riskplaywin.com/wissen/vorteile-freelancer
https://de.wikipedia.org/wiki/Freier_Mitarbeiter


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