Onboarding leicht gemacht – in 10 Schritten zur perfekten Einarbeitung

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter stellt so manche Unternehmen vor Herausforderungen – tatsächlich verfügen besonderes viele kleinere und mittelständische Unternehmen über kein umfangreiches Konzept zum Onboarding. Statistiken verraten dementsprechend, dass rund ein Drittel aller Mitarbeiter ihrer neuen Firma bereits während der Probezeit wieder den Rücken zukehrt. Dies muss aber nicht sein!

Um Problemen vorzubeugen und den Prozess so angenehm wie möglich zu gestalten, gilt es, die Einarbeitung und das gesamte Onboarding gut zu durchdenken und strategisch anzugehen. Neben inhaltlichen und organisatorischen Faktoren spielt auch die Unternehmenskultur eine wesentliche Rolle beim Onboarding. Mit unseren 10 Onboarding Tricks ist Ihr Unternehmen bestens für die Ankunft des Neulings gerüstet.

1. Vor der Einarbeitung

Arbeitsvertrag unterzeichnenDas Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt bereits mit dem Recruiting. Nicht ohne Grund investieren Unternehmen heutzutage in umfassende Recruiting Kampagnen, testen ihre Bewerber intensiv und bemühen sich um ein überzeugendes Employee Branding.

Wochen vor dem Arbeitsbeginn sollten alle bürokratischen Hürden überwunden werden. Zudem gilt es, einen überzeugenden Einarbeitungsplan zu erstellen und die Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter nicht zu vernachlässigen. Unternehmensintern wird die Neuanstellung kommuniziert und das Team über den neuen Mitarbeiter informiert, außerdem werden alle nötigen Absprachen getroffen. Vorrausschauend denkend sind Sie auf der sicheren Seite.

2. Der Einarbeitungsplan – Die Basis

Ein guter Einarbeitungsplan ist das A und O für eine gelungene Einarbeitung und Integration. Hierzu gehört die Planung aller nötigen Schulungen und Trainings, die Definition von Ansprechpartnern und Verantwortlichkeiten und ein ganzheitliches Integrationskonzept.

Onboarding bedeutet allerdings mehr als nur die eigentliche Einarbeitung des Neuen: Beim Onboarding geht es um das An-Board-Holen des Mitarbeiters – ein Prozess, der nicht nur organisatorisch und inhaltlich geschieht, sondern auch eine wichtige emotionale, soziale und kulturelle Komponente beinhaltet.

3. Die harten Fakten

Das genaue Gehalt, die erwarteten Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch, Versicherung und sonstige organisatorische und rechtliche Aspekte des Arbeitsverhältnisses sollten möglichst frühzeitig geklärt und eventuelle Fragen besprochen werden.

4. Vorbereitung muss gelernt sein

Eine gute Vorbereitung wirkt professionell und erleichtert dem neuen Mitarbeiter den Einstieg. Hierzu gehört die nötige IT-Infrastruktur ebenso wie die Anwesenheit wichtiger Ansprechpartner, eine klar definierte Agenda und die Bereitstellung aller wichtigen Arbeitsmittel.

Unternehmen, die sich erst am ersten Arbeitstag des Neulings kümmern, verschenken wertvolles Potenzial und hinterlassen keinen positiven ersten Eindruck.

5. Der erste Eindruck

neuer Mitarbeiter wird vorgestelltIst der Arbeitsplatz vorbereitet und überhaupt vorhanden? Weiß der Rezeptionist Bescheid? Gibt es eventuell sogar einen Willkommensgruß? Gute Planung zahlt sich aus. Unternehmen, die gut auf die Ankunft des Neulings vorbereitet sind, können punkten. Nichts ist unschöner, als hoch motiviert vor verschlossenen Türen zu stehen. Auch ein nicht vorhandener Arbeitsplatz oder die fehlende E-Mail-Adresse wirken nicht besonders förderlich und können den ersten Eindruck vermiesen.

Im besten Fall gibt es einen konkreten Ansprechpartner, der bei den nötigen Vorkehrungen hilft, den neuen Mitarbeiter empfängt und vorstellt sowie bei den weiteren Schritten zur Seite steht. So sieht echte Wertschätzung aus!

6. Mentorship und Betreuung

Im besten Falle hat der neue Mitarbeiter einen festen Mentor an seiner Seite. Idealerweise ist dies nicht der eigentliche Vorgesetzte, sondern ein Kollege mit ähnlichen Funktionen, der dem neuen Mitarbeiter auf Augenhöhe begegnet. Der Pate erklärt wichtige Arbeitsabläufe, stellt den neuen Kollegen anderen Mitarbeitern vor und bezieht das neue Teammitglied von Anfang an mit ein.

7. Transparenz und Kommunikation

Enttäuschungen und Missverständnissen kann durch gute Kommunikation und Transparenz vorgebeugt werden. Es lohnt sich, die Erwartungen des neuen Mitarbeiters abzustecken und einen genauen Einarbeitungsplan gemeinsam zu besprechen. Auch aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen sowie anstehende Meilensteine sollten dem neuen Mitarbeiter kommuniziert werden.

Die Kommunikation beginnt übrigens nicht erst am ersten Arbeitstag – der Mitarbeiter sollte von der Bewerbung an gut betreut, über die nächsten Schritte und den zeitlichen Ablauf informiert werden und ehrliches Feedback erhalten. Dem Mitarbeiter bereits vor dem eigentlichen Einstieg einen Plan für die ersten Tage zu e-mailen oder eine Checkliste zuzusenden, zeugt von einer professionellen Organisation.

8. Der „team spirit“ – Zusammenhalt als Grundlage

Ein neuer Mitarbeiter merkt schnell, ob die Unternehmenskultur zu ihm passt und die Stimmung im Team gut ist. Sind die Kollegen hilfsbereit und unterstützend? Ist die Kommunikation gut und herrscht Transparenz? Haben die Teammitglieder einen guten Draht zum Chef? Der erste Eindruck trügt selten.

Unternehmenskultur und soziale Verbindungen sind den meisten Arbeitnehmern ebenso wichtig wie eine gute Arbeitsorganisation. Hier können Unternehmen ansetzen und bewusst Raum für Begegnungen und Austausch schaffen.

9. Das gemeinsame Mittagessen

erstes gemeinsames Team Mittagessen im Rahmen des OnboardingBesonders in den ersten Tagen sollten die Kollegen den Kontakt suchen und dem neuen Mitarbeiter die Chance geben, das Team und das Unternehmen besser kennen zu lernen. Bei einem gemeinsamen Mittagessen ist Zeit, zu zeigen, wer man ist und wertvolle Verbindungen aufzubauen. Auch die Teilnahme an gemeinsamen Veranstaltungen, ein netter Plausch in der Kaffeeküche oder das traditionelle After Office Bier bieten eine gute Gelegenheit, den Neuen oder die Neue herzlich aufzunehmen und schnell zu integrieren.

Auch, wenn es im Job nicht um Privates geht – wer etwas von sich Preis gibt, wirkt authentisch und erleichtert das gegenseitige Kennenlernen.

10. Die langfristige Perspektive

Das Onboarding beginnt lange vor dem eigentlichen Einstieg und dauert mehrere Monate bis zur vollständigen Integration des neuen Mitarbeiters. In der Regel ist der neue Mitarbeiter innerhalb weniger Monate integriert – um seinen Erfolg und seine Weiterentwicklung aber langfristig sicherzustellen und seinen Verbleib im Unternehmen zu begünstigen, empfiehlt sich ein umfassendes Coaching oder Mentoring mit regelmäßigem Feedback.

Mit strategischem Onboarding und Unternehmenskultur ans Ziel

Erfolgreiches Onboarding spart Zeit, Nerven und Ressourcen aller Beteiligten. Die Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters sowie seines Teams wirken sich positiv auf die Leistung und somit auch auf die gesamte Unternehmensperformance aus.

Doch den Mitarbeiter freundlich zu empfangen und Hände zu schütteln reicht nicht. Vielmehr kommt es neben einer guten Unternehmenskultur darauf an, die nötigen Vorkehrungen am Arbeitsplatz zu treffen, strategisch an die Einarbeitung heranzugehen, Erwartungen zu klären und den Mitarbeiter über die ersten Tage hinaus zu begleiten.

Quellen:

https://www.adp-personalmanager.de/fachartikel/-/asset_publisher/SckcQr8nimMm/digitallibrary/id/674005;jsessionid=CA56C0A8546226E7F200DBE0951FD2A1?_101_INSTANCE_SckcQr8nimMm_selectedAssetId=674005

https://medienwoche.ch/2016/05/31/tipps-und-erfolgsfaktoren-fuer-einen-gelungenen-onboarding-prozess/

https://www.ageneo.de/2018/02/20/onboarding-so-gelingt-die-perfekte-einfuehrung-neuer-mitarbeiter/

https://www.personalwirtschaft.de/recruiting/artikel/onboarding-so-gelingt-der-perfekte-start.html

https://www.companymatch.me/news/deutsch/wie-erfolgreiches-onboarding-gelingt/

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