Kurz zusammengefasst:
- Personalentwicklungsgespräche dienen dazu, die berufliche und persönliche Entwicklung eines Mitarbeiters zu planen und zu unterstützen.
- Diese Gespräche finden in regelmäßigen Abständen statt und beinhalten Themen wie Ziele, Fähigkeiten, Karriereentwicklung und Schulungen.
- Personalentwicklungsgespräche sind ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterführung und tragen dazu bei, dass Mitarbeiter sich in ihrer Arbeit wohl fühlen und ihr Potenzial voll ausschöpfen können.
Als wichtiger Bestandteil im Personalmanagement zeigen Personalentwicklungsgespräche der Führungskraft, in welche Richtung sich die Mitarbeiter entwickeln möchten und wo noch Handlungsbedarf besteht, um eine positive Entwicklung voranzubringen. Im Folgenden erfahren Sie, was ein Personalentwicklungsgespräch ist und wie es sich erfolgreich führen lässt.
Was ist das Personalentwicklungsgespräch?
Das Personalentwicklungsgespräch, häufig auch Mitarbeitergespräch genannt, findet einmal jährlich statt und dient dazu, den Mitarbeiter zu beurteilen und neue Ziele mit ihm zu vereinbaren. Dabei gilt es, fixe Termine zu setzen, die natürlich von beiden Seiten eingehalten werden sollten. Darüber hinaus bedarf ein Mitarbeitergespräch einer guten Vorbereitung. Wichtig für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen ist auch, dass im Vorfeld bereits ausreichend Zeit eingeplant wird, damit die einzelnen Mitarbeiter nicht wie an einem Fließband abgewickelt werden. Manchmal ergeben sich recht konstruktive Gespräche, die für die Führungskraft eine wichtige Hilfe sind, auch wenn sie über den üblichen Zeitrahmen hinausgehen.
Es ist natürlich nicht damit getan, im Mitarbeitergespräch ganz stur nach einem Schema oder Leitfaden vorzugehen, auch wenn es ungemein dabei hilft. Mitarbeitergespräche sind in einem gewissen Rahmen doch recht individuell. Eine Struktur, die vorgibt, wie es ablaufen sollte, ist dennoch sehr hilfreich.
Der Ablauf des Personalentwicklungsgespräches
1. Angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen
Zu Beginn des Mitarbeitergespräches ist es erst einmal wichtig, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Damit wird der Grundstein für das weitere Gespräch gelegt. Da ein Mitarbeiter im Normalfall mit Anspannung in das anstehende Gespräch geht, sollte die Führungskraft über nonverbale und verbale Signale eine sachliche, unverkrampfte und freundliche Atmosphäre herstellen. Manchmal kann dabei eine dem Mitarbeiter zugewandte Begrüßung oder der Gesprächseinstieg über Hobby und Familie helfen. Sobald eine tragfähige Gesprächsatmosphäre aufgebaut ist, sollte zum nächsten Schritt übergegangen werden.
2. Sinn und Zweck des Mitarbeitergespräches und der Beurteilung erklären
In diesem Schritt sollte die Führungskraft den Mitarbeiter zur aktiven Gesprächsbeteiligung auffordern und den Zweck und Sinn der Beurteilung und des Gespräches aufzeigen. Jetzt wird die Motivation für den weiteren Gesprächsverlauf geschaffen. Deshalb sollte der Mitarbeiter zu einer aktiven Beteidigung am Gespräch in Dialogform aufgefordert werden. Sobald er erkennt, dass er einen persönlichen Nutzen aus der Beurteilung ziehen kann, wird er sich engagiert zeigen.
Argumente für den Nutzen des Gespräches können zum Beispiel sein:
- Hinweise auf Stärken und Schwächen
- Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen
- Stärkung der Zusammenarbeit
- Möglichkeit für den Mitarbeiter, konstruktive Kritik zu äußern
- Besprechen von Weiterbildungsmöglichkeiten
- Überlegungen zu einem möglichen Karriereaufstieg im Unternehmen
3. Rückblick auf vereinbarte Ziele geben
Sofern im letzten Personalentwicklungsgespräch Ziele vereinbart wurden, blickt nun die Führungskraft gemeinsam mit dem Mitarbeiter auf deren Erreichungsgrad. Dabei werden abschließend noch einmal der Status der Zielerreichung festgehalten und gute und weniger gute Phasen im Zielverfolgungsprozess besprochen.
Sofern der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele gemeistert hat, wird ihm eine deutliche Anerkennung seitens der Führungskraft ausgesprochen. Sind jedoch Ziele nicht erreicht worden, sollten die Gründe dafür erläutert und Lehren für die Zukunft daraus gezogen werden.
4. Beurteilung erläutern und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen
In diesem Schritt gibt die Führungskraft seinem Mitarbeiter bekannt, wie seine Beurteilung ausgefallen ist. Dabei sollte sich die Führungskraft bewusst sein, dass eine Beurteilung ein sehr sensibles Terrain ist. Hier können das Fremd- und Eigenbild des Angestellten stark voneinander abweichen. Die Führungskraft sollte während dieser Gesprächsphase jedoch keinen Monolog halten, sondern gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Stärken und Schwächen besprechen. Dabei sollte der Mitarbeiter genügend Zeit erhalten, um seine Sichtweise darzulegen. Das Ziel ist ein konstruktives Gespräch über einzelne Kriterien der Beurteilung.
Während des Beurteilungsgespräches ist es sinnvoll, sich einen Punkt nach dem anderen vorzunehmen. Dabei sind Notizen ratsam, vor allem wenn Verbesserungsmaßnahmen vereinbart werden.
5. Fragen an den Mitarbeiter stellen
An diesem Punkt ist es wichtig, nun die Anliegen und Vorschläge des Angestellten in den Mittelpunkt des Gespräches zu rücken. Dabei sollte die Führungskraft die Aspekte wie Arbeitsplatz, Entwicklung und Karriereperspektiven, Aufgaben, Zusammenarbeit im Team und mit der Führungskraft sowie das Thema Weiterbildung erfragen und sich die Antworten gewissenhaft anhören.
Mögliche Fragen können sein:
- Kommen Sie mit Ihren Projekten zurecht?
- Was motiviert Sie in Ihrer Arbeit besonders?
- In welchem Bereich würden Sie sich noch weiterentwickeln und wie können wir Sie dabei unterstützen?
- Wie beurteilen Sie die Arbeitsatmosphäre?
- Macht Ihnen Ihre Arbeit Spaß?
6. Neue Ziele vereinbaren
Nun wird der Blick auf die Zukunft des Mitarbeiters gerichtet und die neuen Ziele werden vereinbart. Die Ziele müssen allerdings als richtige Zielvereinbarung definiert werden, damit sie beim Mitarbeiter auch wirklich auf Akzeptanz stoßen. Falls er Bedenken dazu äußert, sollten diese ernst genommen werden. Bei längerfristigen Zielen sind sogenannte Meilensteine inklusive der zugehörigen Rückmeldegespräche sehr sinnvoll.
7. Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
Am Ende des Personalentwicklungsgespräches ist eine schriftliche Zusammenfassung sinnvoll, die die wichtigsten Punkte festhält. Schließlich sollte nichts vergessen werden. Ansonsten kann es sein, dass bestimmte Vorgaben gar nicht umgesetzt werden. Ebenso wichtig ist an dieser Stelle nochmals darauf aufmerksam zu machen, wann der Fortschritt der vereinbarten Ziele und Maßnahmen überprüft wird.
8. Das Mitarbeitergespräch positiv beenden
Zum Abschluss ist es außerordentlich wichtig, einen persönlichen und positiven Gesprächsausklang zu erreichen. Zum Beispiel kann sich die Führungskraft für die Offenheit und guten Ideen beim Mitarbeiter bedanken und dabei betonen, dass er an einer weiteren, konstruktiven und guten Zusammenarbeit interessiert ist. Die Führungskraft sollte dabei Vertrauen und Zuversicht ausstrahlen.
Vorteile von Personalentwicklungsgesprächen
Werden Mitarbeitergespräche gut geführt, bringen sie sowohl für das Unternehmen als auch für jeden einzelnen Mitarbeiter und der gesamten Belegschaft Vorteile.
Die wichtigsten Vorteile sind:
- gutes Arbeits- und Betriebsklima, das mit sinkenden Krankenzahlen einhergeht
- Stärkung der Loyalität für das Unternehmen
- neu geschaffenes gegenseitiges Vertrauen, das weiter vertieft und gefördert wird
- Erwartungen und Wünsche als effektive Leitlinien für die Zukunft
- steigende Motivation der Mitarbeiter und damit auch Steigerung ihrer Leistung und Effizienz
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Literaturquellen:
https://www.personal-wissen.net/mitarbeiterfuehrung/mitarbeitergespraeche-ein-wichtiger-bestandteil-guter-personalfuehrung-247/ (Zugriff 09.03.2018)
https://www.ipt-bamberg.de/blog-home/blog-fuehrungskraeftetrainings/fuehrungskraeftetraining-vorlage-leitfaden-mitarbeitergespraech.html (Zugriff 09.03.2018)
https://www.personal-wissen.net/mitarbeiterfuehrung/mitarbeitergespraeche-effizient-organisieren-und-durchfuehren-375/ (Zugriff 09.03.2018)
