Das Microsoft Excel-Programm ist sowohl für Unternehmen als auch für private Zwecke eine praktische – und sehr kostengünstige – Anschaffung. Große, zusammenhängende Datenmengen können in den sogenannten Excel-Tabellen zeitsparend eingefügt, berechnet und ausgewertet werden. Und auch als Programm für etwaige Business-Planungen bringt Excel einige interessante Features mit sich.
Erfahren Sie, welche Vorteile Sie als Unternehmer mit Excel nutzen können. Für Einsteiger stellen wir Ihnen außerdem eine komprimierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für die praktische und schnelle Nutzung einer Excel-Tabelle vor.
Excel Seminare für Unternehmen
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Die Vorteile von Excel-Tabellen für Unternehmen
Unternehmen nutzen oftmals eine Vielzahl unterschiedlicher Planungsprogramme & Softwares. Dabei geht die Übersichtlichkeit oftmals verloren. Um Chaos auf dem Server zu vermeiden, kann die Nutzung von Excel-Tabellen eine praktikable Alternative darstellen.
Wenn Sie das Microsoft-Programm Excel auch in Ihren Business-Alltag integrieren möchten, empfehlen wir die Teilnahme an einem Excel-Kurs für Anfänger. In einem solchen Seminar lernen Sie alles, was Sie im Umgang mit Excel-Tabellen im Unternehmen wissen sollten und können auch als Fortgeschrittener interessante Informationen aus den Excel-Schulungen einholen.
Einfache & übersichtliche Benennung
Ein großer Vorteil von Excel-Tabellen ist die Anpassung an unternehmerische Prozesse und die Übersichtlichkeit während der tatsächlichen Nutzung. Mit wenigen Klicks können Sie Tabellen und Spalten benennen und so den Überblick über sämtliche Daten behalten.
Durch eine einheitliche Namensgebung können die chaotischen Datensätze und Dokumente auf Ihrem Computer schon bald deutlich einfacher wiedergefunden werden. Um der Tabelle einen Namen zu geben, finden Sie im Reiter „Tabellenentwurf“ den Punkt „Tabellenname“.
Schnelles Erstellen & Ablesen von Ergebniszeilen
Eine Ergebniszeile rechnet Ihnen automatisch sämtliche Daten aus der Tabelle zusammen. Besonders für Inventuren, Bestände und Bestellungen ist dieses Feature praktisch, da es in Windeseile große Zahlen zusammenrechnet oder den Mittel-, Tiefst- und Höchstwert bestimmt. Außerdem können viele weitere Berechnungen in der Ergebniszeile durchgeführt werden.
Um eine solche Zeile zu erstellen, nutzen Sie auch hier den Reiter „Tabellenentwurf“. Unter dem Punkt „Tabellenformatoptionen“ finden Sie mehrere Einstellungen, die mit Häkchen versetzt werden können, darunter auch „Ergebniszeile“. Hier können Sie außerdem einstellen, ob Sie eine Kopfzeile oder gebänderte Zeilen in der Tabelle sehen möchten.
Automatische Berechnung & Formelerstellung
Um eine Berechnung für eine bestimmte Spalte festzulegen, benötigen Sie eine entsprechende Formel. Excel hat mit den „sprechenden Formeln“ eine vereinfachte Version eingeführt, in der Sie bei der Formelerstellung mit den Benennungen der einzelnen Spalten arbeiten können. Dies ist deutlich einfacher als mit mehreren unübersichtlich nebeneinanderstehenden Buchstaben- und Zahlenkombinationen zu arbeiten.
Überschaubare Filter- & Sortierfunktionen
Um die Übersichtlichkeit Ihrer Excel-Tabelle weiter zu optimieren, gibt es für jede Spalte sogenannte Filter- und Sortierfunktionen. Hier können Sie die Spalte beispielsweise von A-Z sortieren lassen oder unterschiedliche Filter einstellen, die die Nutzung deutlich vereinfachen. Außerdem bedarf es durch einheitliche Einstellungen weniger eigene Arbeit, die man bei anderen Programmen mit der manuellen Einstellung von Filteroptionen oftmals hat.
Erstellung dynamischer Diagramme
Eine Excel-Tabelle ist die ideale Grundlage, um dynamische Diagramme zu erstellen, zum Beispiel für ein Business-Meeting. Diese Diagramme sind dynamisch, was bedeutet, dass sie automatisch angepasst werden, sobald sich Werte in der Tabelle ändern oder neue Daten hinzukommen.
Übrigens: Excel-Tabellen erweitern sich von allein und übernehmen Formeln und Filtereinstellungen sobald neue Datensätze hinzugefügt werden oder sich ändern.
Wofür können Excel-Tabellen eingesetzt werden?
Excel-Tabellen sind sowohl für kleinere als auch für große Unternehmen ein Vorteil, wenn es um die digitale Aufbereitung von Datensätzen geht. Diese können bei Dienstleistungsunternehmen aber auch bei industriellen Unternehmen für die unterschiedlichsten Zwecke zum Einsatz kommen. Im Wesentlich dienen Excel-Tabellen zur:
- Eingabe / Erfassung von Daten und Informationen
- Bereinigung und Sortierung von Daten
- Verarbeitung / Umwandlung / Manipulation von Daten
- Konsolidierung / Zusammenfassung unterschiedlicher Datensätze
- Analyse von Daten, z. B. mit Hilfe einer Pivot-Tabelle
- Visualisierung von Daten, z. B. durch Grafiken & Diagramme
- Berichtserstellung und Festlegung weiterer Schritte
Excel-Tabellen: So geht’s Schritt-für-Schritt
Wer sich Excel zum ersten Mal herunterlädt, mag sich von den vielen Funktionen und Einstellungen zunächst einmal erschlagen fühlen. Daher möchten wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Punkte und einige Excel-Tipps vorstellen, um eine solche Tabelle erst einmal in ihren Grundzügen anzulegen und zu verstehen, wie Excel ungefähr funktioniert.
1. Excel-Tabelle erstellen
Um eine Excel-Tabelle zu erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie über den „Einfügen“-Reiter einfach eine Tabelle erstellen und die Größe der Tabelle sowie die Überschriften festlegen, welche Sie später für die einzelnen Spalten eingeben.
Zum anderen gibt es die Möglichkeit den Bereich mit der Maus zu markieren. Hierfür ziehen Sie an dem Ziehpunkt unten rechts, um die Tabelle größer oder kleiner zu machen. Mit der Tastenkombination STRG + T öffnet sich dann das Dialogfenster „Tabelle erstellen“, das Sie mit „OK“ bestätigen.
2. Excel-Tabelle formatieren
Wenn Sie eine Excel-Tabelle entsprechend mit Formeln ausstatten möchten, können Sie dies entweder für die gesamte Tabelle oder nur für einzelne Spalten tun. Nachdem Sie die Spalten bezüglich Ihrer Inhalte benannt haben, helfen die sprechenden Formeln bei der einfachen Formulierung.
Um eine Formel für die gesamte Tabelle zu nutzen, geben Sie diese in die erste Zeile der Tabelle ein. Nun wird sie automatisch auch für die gesamten restlichen Zeilen der Excel-Tabelle verwendet. Wenn Sie für jede Zeile eine andere Formel benötigen, lassen Sie die erste Zeile frei und geben die einzelnen sprechenden Formeln nur hinter die jeweilige Zeile ein. Hier muss der Bereich, in dem die Formel wirken soll, also nicht in der Formel selbst eingegeben werden.
3. Schnellanalyse von Exceltabellen
Um die bisherigen Daten in Ihrer Excel-Tabelle noch besser zu veranschaulichen, lassen sich immer wieder Schnellanalysen durchführen. Mit diesen werden die eingegebenen Daten automatisch in eine von Ihnen gewählte Grafik, wie z. B. in Diagramme, Datenbalken oder Farbskalen, umgewandelt.
Wenn Sie eine Schnellanalyse durchführen möchten, braucht es nur einen Rechtsklick auf die erstellte Tabelle. Hier finden Sie den Punkt „Schnellanalyse“, unter dem Sie alle möglichen Funktionen zur Veranschaulichung und Analyse Ihrer Excel-Tabelle finden.
4. Wichtige Tastenkombinationen in Excel
Tastenkombinationen verschnellern die Arbeit mit der Excel-Software deutlich. Deshalb sollten Sie sich zumindest die wichtigsten Kombis schon einmal einprägen, um später Zeit sparen zu können. Neben der Tastenkombination STRG + T zum Erstellen einer Tabelle, sind folgende Kombinationen außerdem sehr nützlich:
- UMSCHALT + LEERTASTE = Tabellenzeile auswählen
- STRG + LEERTASTE = Tabellenspalte auswählen
- STRG + A = Tabelle auswählen
- STRG + – = Zeile oder Spalten löschen
- STRG + UMSCHALT + L = Filterschaltfläche aktivieren / deaktivieren
Nun haben Sie einen Einblick in die Vorteile von Excel-Tabellen für Unternehmen erhalten und die wichtigsten Funktionsweisen kennengelernt. Um sich mit der Software vertrauter zu machen, hilft es, diese für reale Projekte und Aufgaben einzusetzen und sie möglicherweise auch in den privaten Alltag zu integrieren.
