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Excel fĂŒr Unternehmen: Vorteile & Funktionsweisen

Das Microsoft Excel-Programm ist sowohl fĂŒr Unternehmen als auch fĂŒr private Zwecke eine praktische – und sehr kostengĂŒnstige – Anschaffung. Große, zusammenhĂ€ngende Datenmengen können in den sogenannten Excel-Tabellen zeitsparend eingefĂŒgt, berechnet und ausgewertet werden. Und auch als Programm fĂŒr etwaige Business-Planungen bringt Excel einige interessante Features mit sich.

Erfahren Sie, welche Vorteile Sie als Unternehmer mit Excel nutzen können. FĂŒr Einsteiger stellen wir Ihnen außerdem eine komprimierte Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitung fĂŒr die praktische und schnelle Nutzung einer Excel-Tabelle vor.

Excel Seminare fĂŒr Unternehmen

Wenn Sie auf der Suche nach speziellen Excel Seminaren fĂŒr Ihre Mitarbeiter sind, können wir die PCS Akademie empfehlen. Die PCS Akademie beschreibt Ihre Excel Seminare wie folgt:

Ob als Einsteiger, geĂŒbter Anwender oder Experte − was auch immer Sie mit Excel erledigen möchten, wir haben die passenden Excel-Seminare fĂŒr Sie, Ihre Mitarbeiter und Kollegen. Von der EinfĂŒhrung in Excel ĂŒber Pivot Tabellen, Controlling und Power BI bis hin zur Anwendungsentwicklung mit Makros und Excel VBA reicht das Spektrum. In unseren Excel Seminaren eigenen Sie unter fachkundiger Anleitung zielgerichtet und verstĂ€ndlich, das Wissen an, das Sie aktuell brauchen. Wir stellen Ihnen Lösungen mit Excel vor, die Sie sofort anwenden können, und geben Ihnen wertvolle Anregungen und Tipps aus der betrieblichen Praxis.

PCS-Akademie Excel Seminare

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Die Vorteile von Excel-Tabellen fĂŒr Unternehmen

Unternehmen nutzen oftmals eine Vielzahl unterschiedlicher Planungsprogramme & Softwares. Dabei geht die Übersichtlichkeit oftmals verloren. Um Chaos auf dem Server zu vermeiden, kann die Nutzung von Excel-Tabellen eine praktikable Alternative darstellen.

Wenn Sie das Microsoft-Programm Excel auch in Ihren Business-Alltag integrieren möchten, empfehlen wir die Teilnahme an einem Excel-Kurs fĂŒr AnfĂ€nger. In einem solchen Seminar lernen Sie alles, was Sie im Umgang mit Excel-Tabellen im Unternehmen wissen sollten und können auch als Fortgeschrittener interessante Informationen aus den Excel-Schulungen einholen.

Einfache & ĂŒbersichtliche Benennung

Ein großer Vorteil von Excel-Tabellen ist die Anpassung an unternehmerische Prozesse und die Übersichtlichkeit wĂ€hrend der tatsĂ€chlichen Nutzung. Mit wenigen Klicks können Sie Tabellen und Spalten benennen und so den Überblick ĂŒber sĂ€mtliche Daten behalten.

Durch eine einheitliche Namensgebung können die chaotischen DatensĂ€tze und Dokumente auf Ihrem Computer schon bald deutlich einfacher wiedergefunden werden. Um der Tabelle einen Namen zu geben, finden Sie im Reiter „Tabellenentwurf“ den Punkt „Tabellenname“.

Schnelles Erstellen & Ablesen von Ergebniszeilen

Eine Ergebniszeile rechnet Ihnen automatisch sĂ€mtliche Daten aus der Tabelle zusammen. Besonders fĂŒr Inventuren, BestĂ€nde und Bestellungen ist dieses Feature praktisch, da es in Windeseile große Zahlen zusammenrechnet oder den Mittel-, Tiefst- und Höchstwert bestimmt. Außerdem können viele weitere Berechnungen in der Ergebniszeile durchgefĂŒhrt werden.

Um eine solche Zeile zu erstellen, nutzen Sie auch hier den Reiter „Tabellenentwurf“. Unter dem Punkt „Tabellenformatoptionen“ finden Sie mehrere Einstellungen, die mit HĂ€kchen versetzt werden können, darunter auch „Ergebniszeile“. Hier können Sie außerdem einstellen, ob Sie eine Kopfzeile oder gebĂ€nderte Zeilen in der Tabelle sehen möchten.

Automatische Berechnung & Formelerstellung

Um eine Berechnung fĂŒr eine bestimmte Spalte festzulegen, benötigen Sie eine entsprechende Formel. Excel hat mit den „sprechenden Formeln“ eine vereinfachte Version eingefĂŒhrt, in der Sie bei der Formelerstellung mit den Benennungen der einzelnen Spalten arbeiten können. Dies ist deutlich einfacher als mit mehreren unĂŒbersichtlich nebeneinanderstehenden Buchstaben- und Zahlenkombinationen zu arbeiten.

Überschaubare Filter- & Sortierfunktionen

Um die Übersichtlichkeit Ihrer Excel-Tabelle weiter zu optimieren, gibt es fĂŒr jede Spalte sogenannte Filter- und Sortierfunktionen. Hier können Sie die Spalte beispielsweise von A-Z sortieren lassen oder unterschiedliche Filter einstellen, die die Nutzung deutlich vereinfachen. Außerdem bedarf es durch einheitliche Einstellungen weniger eigene Arbeit, die man bei anderen Programmen mit der manuellen Einstellung von Filteroptionen oftmals hat.

Erstellung dynamischer Diagramme

Eine Excel-Tabelle ist die ideale Grundlage, um dynamische Diagramme zu erstellen, zum Beispiel fĂŒr ein Business-Meeting. Diese Diagramme sind dynamisch, was bedeutet, dass sie automatisch angepasst werden, sobald sich Werte in der Tabelle Ă€ndern oder neue Daten hinzukommen.

Übrigens: Excel-Tabellen erweitern sich von allein und ĂŒbernehmen Formeln und Filtereinstellungen sobald neue DatensĂ€tze hinzugefĂŒgt werden oder sich Ă€ndern.

WofĂŒr können Excel-Tabellen eingesetzt werden?

Excel-Tabellen sind sowohl fĂŒr kleinere als auch fĂŒr große Unternehmen ein Vorteil, wenn es um die digitale Aufbereitung von DatensĂ€tzen geht. Diese können bei Dienstleistungsunternehmen aber auch bei industriellen Unternehmen fĂŒr die unterschiedlichsten Zwecke zum Einsatz kommen. Im Wesentlich dienen Excel-Tabellen zur:

  • Eingabe / Erfassung von Daten und Informationen
  • Bereinigung und Sortierung von Daten
  • Verarbeitung / Umwandlung / Manipulation von Daten
  • Konsolidierung / Zusammenfassung unterschiedlicher DatensĂ€tze
  • Analyse von Daten, z. B. mit Hilfe einer Pivot-Tabelle
  • Visualisierung von Daten, z. B. durch Grafiken & Diagramme
  • Berichtserstellung und Festlegung weiterer Schritte

Excel-Tabellen: So geht’s Schritt-fĂŒr-Schritt

Wer sich Excel zum ersten Mal herunterlĂ€dt, mag sich von den vielen Funktionen und Einstellungen zunĂ€chst einmal erschlagen fĂŒhlen. Daher möchten wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Punkte und einige Excel-Tipps vorstellen, um eine solche Tabelle erst einmal in ihren GrundzĂŒgen anzulegen und zu verstehen, wie Excel ungefĂ€hr funktioniert.

1. Excel-Tabelle erstellen

Um eine Excel-Tabelle zu erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie ĂŒber den „EinfĂŒgen“-Reiter einfach eine Tabelle erstellen und die GrĂ¶ĂŸe der Tabelle sowie die Überschriften festlegen, welche Sie spĂ€ter fĂŒr die einzelnen Spalten eingeben.

Zum anderen gibt es die Möglichkeit den Bereich mit der Maus zu markieren. HierfĂŒr ziehen Sie an dem Ziehpunkt unten rechts, um die Tabelle grĂ¶ĂŸer oder kleiner zu machen. Mit der Tastenkombination STRG + T öffnet sich dann das Dialogfenster „Tabelle erstellen“, das Sie mit „OK“ bestĂ€tigen.

2. Excel-Tabelle formatieren

Wenn Sie eine Excel-Tabelle entsprechend mit Formeln ausstatten möchten, können Sie dies entweder fĂŒr die gesamte Tabelle oder nur fĂŒr einzelne Spalten tun. Nachdem Sie die Spalten bezĂŒglich Ihrer Inhalte benannt haben, helfen die sprechenden Formeln bei der einfachen Formulierung.

Um eine Formel fĂŒr die gesamte Tabelle zu nutzen, geben Sie diese in die erste Zeile der Tabelle ein. Nun wird sie automatisch auch fĂŒr die gesamten restlichen Zeilen der Excel-Tabelle verwendet. Wenn Sie fĂŒr jede Zeile eine andere Formel benötigen, lassen Sie die erste Zeile frei und geben die einzelnen sprechenden Formeln nur hinter die jeweilige Zeile ein. Hier muss der Bereich, in dem die Formel wirken soll, also nicht in der Formel selbst eingegeben werden.

3. Schnellanalyse von Exceltabellen

Um die bisherigen Daten in Ihrer Excel-Tabelle noch besser zu veranschaulichen, lassen sich immer wieder Schnellanalysen durchfĂŒhren. Mit diesen werden die eingegebenen Daten automatisch in eine von Ihnen gewĂ€hlte Grafik, wie z. B. in Diagramme, Datenbalken oder Farbskalen, umgewandelt.

Wenn Sie eine Schnellanalyse durchfĂŒhren möchten, braucht es nur einen Rechtsklick auf die erstellte Tabelle. Hier finden Sie den Punkt „Schnellanalyse“, unter dem Sie alle möglichen Funktionen zur Veranschaulichung und Analyse Ihrer Excel-Tabelle finden.

4. Wichtige Tastenkombinationen in Excel

Tastenkombinationen verschnellern die Arbeit mit der Excel-Software deutlich. Deshalb sollten Sie sich zumindest die wichtigsten Kombis schon einmal einprĂ€gen, um spĂ€ter Zeit sparen zu können. Neben der Tastenkombination STRG + T zum Erstellen einer Tabelle, sind folgende Kombinationen außerdem sehr nĂŒtzlich:

  • UMSCHALT + LEERTASTE = Tabellenzeile auswĂ€hlen
  • STRG + LEERTASTE = Tabellenspalte auswĂ€hlen
  • STRG + A = Tabelle auswĂ€hlen
  • STRG + – = Zeile oder Spalten löschen
  • STRG + UMSCHALT + L = FilterschaltflĂ€che aktivieren / deaktivieren

Nun haben Sie einen Einblick in die Vorteile von Excel-Tabellen fĂŒr Unternehmen erhalten und die wichtigsten Funktionsweisen kennengelernt. Um sich mit der Software vertrauter zu machen, hilft es, diese fĂŒr reale Projekte und Aufgaben einzusetzen und sie möglicherweise auch in den privaten Alltag zu integrieren.