Drucker bleiben ein unverzichtbares Werkzeug in vielen Geschäftsprozessen, sei es für den Abschluss von Verträgen, die Präsentation von Berichten oder das Bereitstellen von Materialien für Meetings. Die richtige Auswahl eines Druckers kann daher nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch langfristige Kosten einsparen und die Umweltbelastung minimieren.
Dieser Artikel bietet Führungskräften Einblicke, welche Überlegungen bei der Drucker-Auswahl im Büroumfeld berücksichtigt werden sollten und wie eine fundierte Entscheidung getroffen werden kann.
Überblick über Druckerarten für das Büro
Drucker sind manche der meist gehassten Geräte im Büroumfeld, da sie häufig zu Fehlfunktionen neigen. Um den Arbeitsalltag effizient und entspannt zu gestalten, ist es daher sinnvoll, bei der Auswahl eines Druckers sorgsam vorzugehen. Das Gerät sollte genau zu dem individuellen Anspruch des Jobs und der dort benötigten Druckaufträge passen. Es lohnt sich zudem in ein hochwertiges Modell zu investieren, um Langlebigkeit und zuverlässige Drucke zu gewährleisten.
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In einem Büroumfeld gibt es eine Vielzahl von Druckerarten, die je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ausgewählt werden können. Hier ist ein Überblick über die gängigsten Typen:
● Tintenstrahldrucker
Diese Art von Drucker verwendet flüssige Tinte, die auf das Papier gesprüht wird. Sie eignen sich besonders für Büros, die hochwertige Farbdrucke benötigen, etwa für Marketingmaterialien oder Präsentationen. Der Hauptvorteil ist die Fähigkeit, lebendige Farben und hohe Druckauflösungen zu produzieren. Allerdings kosten die Patronen mehr als Kartuschen von Laserdruckern.
● Laserdrucker
Diese Drucker verwenden einen Laser, um das Bild auf das Papier zu übertragen, das anschließend durch Hitze fixiert wird. Laserdrucker sind in der Regel schneller als Tintenstrahldrucker und eignen sich daher gut für Büros mit hohem Druckaufkommen. Sie bieten scharfe Textdrucke und sind in der Regel kosteneffizienter bei größeren Druckmengen. Für Bilder eignen sie sich weniger.
● Multifunktionsdrucker
Diese All-in-One-Geräte kombinieren die Funktionen von Druckern, Scannern, Kopierern und oft auch Faxgeräten. Sie sind eine platzsparende Lösung für Büros, die verschiedene Funktionen in einem einzigen Gerät benötigen. Je nach Modell sind sie als Tintenstrahl- oder Laserdrucker erhältlich und kombinieren alle oder einzelne der oben genannten Funktionen und mehr.
● Großformatdrucker
Für Büros, die großformatige Drucke wie Poster, Baupläne oder Werbebanner benötigen, sind Großformatdrucker die richtige Wahl. Sie können Drucke in überdimensionalen Größen produzieren und bieten häufig auch spezielle Druckfunktionen für spezifische Branchenanforderungen, wie den Druck von Flyern.
Die Wahl des richtigen Druckertyps hängt von den individuellen Anforderungen und dem Budget des Unternehmens ab. Es ist entscheidend, sowohl kurzfristige als auch langfristige Kosten und Vorteile zu berücksichtigen, um die optimale Entscheidung zu treffen.
Wichtige Überlegungen beim Druckerkauf für das Büro
Um einen funktionalen Drucker für das Büro zu erhalten, sollten neben dem Grundtypen auch die folgenden Aspekte beachtet werden:
Mitarbeiteranzahl
Für große Unternehmen mit vielen Angestellten eignen sich große Bürodrucker, die zusätzliche Papierfächer besitzen. Da viele Menschen den Drucker nutzen, muss so weniger häufig Material nachgefüllt werden.
Konnektivität
Die einfache Integration in bestehende Netzwerke ist im Büroumfeld ein entscheidendes Kriterium für Drucker, insbesondere wenn mehrere Personen das gleiche Gerät nutzen. In digitalisierten Büros sind stabile LAN oder WLAN-Verbindungen mit einem guten Datenschutz bei der Übertragung daher ein bedeutsamer Faktor.
Lautstärke & Gesundheitsschutz
In kleinen Büroräumen eignet sich ein lautes Gerät nicht. Speziell Laserdrucker stoßen beim Druck zudem Feinstaub aus, der auf Dauer der Gesundheit schaden kann, wenn er in einem kleinen Raum mit Menschen genutzt wird. Es ist ratsam, vor dem Kauf eines Druckers sowohl Herstellerangaben als auch unabhängige Bewertungen hinsichtlich Lautstärke und Emissionen zu prüfen.
Wirtschaftlichkeit
Beim Druckerkauf sind nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufende Ausgaben zu beachten. Tinten- und Tonerpreise können sich, je nach Druckvolumen, schnell summieren. Manch Druckerhersteller bieten Abonnements für Patronen und Kartuschen an, die sich bei einem hohen Druckaufkommen lohnen können. Ebenso spielen Energieverbrauch und Wartungskosten eine Rolle in der Gesamtbetrachtung der Wirtschaftlichkeit.
Nachhaltigkeit
Umweltbewusste Unternehmen legen Wert auf nachhaltige Druckerlösungen. Energieeffiziente Modelle oder solche mit wiederverwendbaren Patronen reduzieren den ökologischen Fußabdruck und können langfristig auch Kosten sparen.
Kundenservice
Ein zuverlässiger Kundenservice und eine bewährte Markenreputation können bei technischen Problemen entscheidend sein. Garantieleistungen und Support-Angebote sind bei der Druckerauswahl ebenfalls zu berücksichtigen.
Fazit
In der heutigen digitalisierten Bürolandschaft sind Drucker trotz des Voranschreitens papierloser Technologien weiterhin unerlässlich. Bei der Auswahl eines geeigneten Geräts geht es nicht nur um die Art des Druckers – ob Tintenstrahl, Laser oder Multifunktion – sondern auch um weitere Faktoren wie Kosten, Lautstärke, Gesundheitsschutz und Nachhaltigkeit. Eine gut informierte Auswahl, die sich an den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens orientiert und auch langfristige Aspekte berücksichtigt, ist daher von zentraler Bedeutung. Es ist nicht nur eine Investition in Technologie, sondern auch in Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich in den Geschäftserfolg.
