Das Personalwesen gilt als Dreh- und Angelpunkt diverser Geschäftsprozesse und verwalterischer Entscheidungen. Insbesondere die Personalabrechnung muss deshalb ihr Potenzial ausschöpfen, da sie im digitalen Zeitalter immer öfter wichtige Daten und Statistiken liefert, die für die strategische Ausrichtung von Abteilungen oder Unternehmen wichtig sein können. Zeitgleich sollte sie sich den veränderten Anforderungen einer zunehmend dezentral organisierten Arbeitswelt anpassen. Gearbeitet wird heutzutage nicht mehr nur im Büro, sondern überall – und zwar auch außerhalb der eigentlichen Geschäftszeiten. Das bringt Herausforderungen mit sich, doch birgt auch Lösungen für aktuelle Herausforderungen wie den Fachkräftemangel.
Remote-Arbeitsmodelle als Herausforderung
Dass sich Arbeitsumgebungen nach und nach in den virtuellen Raum verlagern, ist kein wirklich neues Phänomen, doch gerade das Homeoffice hat seit den Pandemiejahren einen völlig neuen Stellenwert. Projekte mussten in Zeiten von geltenden Kontaktbeschränkungen möglichst so organisiert werden, dass keine Treffen der Teammitglieder in Meetingrooms oder Büros vor Ort nötig waren. Was als klare Herausforderung begann, hat mit der Zeit aber durchaus Vorzüge offenbart, die kein Mitarbeiter und kaum ein Unternehmen mehr missen möchte. Daher ist die hybride Arbeitsorganisation, bei der ein Teil der Mitarbeit anwesend und ein Teil vom Homeoffice aus arbeitet, vielerorts als neuer Standard. Unternehmen müssen selbstverständlich sicherstellen, dass sie die Gehälter und Vergütungen ihrer Remote-Mitarbeiter korrekt und pünktlich abwickeln – unabhängig von ihrem Standort. Zu den größten Trends in der Personalabrechnung gehört daher die Umstellung auf Cloud-basierte Systeme, die sich ortsunabhängig abrufen lassen. Dadurch gewinnt der gesamte Abrechnungsprozess an Dynamik, weil kein Postversand mehr nötig ist. Stattdessen liegt die E-Lohnabrechnung pünktlich im Postfach der Mitarbeiter bereit.
Mehr Effizienz und Nachhaltigkeit dank Automatisierung
Nachhaltigkeit ist ein Thema, welches nicht nur im Arbeitsleben, sondern gesamtgesellschaftlich relevant geworden ist. Klimaschutz, die Schonung von natürlichen Ressourcen, aber auch ein gesteigertes Bewusstsein für die soziale Verantwortung von unternehmerischem Handeln bestimmen derzeit viele Branchen. Auch die Personalbuchhaltung kann ihren Beitrag leisten und durch digitalisierte Prozesse dabei helfen, das papierfreie Büro zu realisieren. Ein entscheidender Aspekt ist die Möglichkeit zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Moderne Software für die Lohnabrechnung setzt verstärkt auf KI-Unterstützung, wodurch das einfache Abrechnungsprogramm zu einem kleinen Assistenten wird. Weniger manuelle Eingriffe bedeuten weniger Ausdrucke und ein geringer Papierbedarf. Dies trägt dazu bei, den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens zu schrumpfen und spart gleichzeitig Ausgaben ein. Als Nebeneffekt kann die betroffene Abteilung auch noch deutlich effizienter arbeiten, weil die Lohnsoftware zeitraubende Arbeitsschritte und Aufgaben übernimmt.
Eine Schlüsselrolle bei der Lösung des Fachkräfteproblems
Die Möglichkeiten der Automatisierung eröffnen auch neue Ansätze bei der Lösung von akuten Personalengpässen. In fast allen Bereichen sind qualifizierte Mitarbeiter Mangelware und davon ist auch das Personalwesen betroffen. Fähige und gute Lohnabrechner müssen sich deshalb dank moderner Software nicht länger mit kleinteiligen Arbeiten befassen, sondern können viel mehr beratenden und analytischen Tätigkeiten nachkommen. Gleichzeitig verändert sich dadurch das Berufsbild und die Stellenbeschreibung, was Unternehmen nutzen können, um aktiv um Nachwuchs zu werben. Auch Fachkräfte, die bereits im Betrieb tätig sind, dürften sich über eine attraktivere Arbeitsplatzgestaltung freuen, weshalb die Umstellung auf entsprechende Tools auch als Investition zur Mitarbeiterbindung gesehen werden sollte.
E-Government: Papierlose Kommunikation mit Behörden
Neben vielen Firmen setzen auch Behörden immer stärker auf den papierlosen Informationsaustausch. Das sog. E-Government hat sich als Trend entpuppt, der bleiben wird. Unter diesem Schlagwort versteht man die elektronische Verwaltung und Bereitstellung von Regierungsdienstleistungen. In der Praxis bedeutet dies, dass Behörden und Ämter Online-Plattformen einrichten, auf denen Formulare heruntergeladen und eingesendet werden können. Auch der Austausch von Steuerdaten oder Meldungen ist so umgehend und teilweise automatisiert möglich. Davon profitiert ganz besonders die Personalabrechnung, die individuelle Lohndaten der Mitarbeiter verarbeitet. Moderne Systeme verfügen deshalb über integrierte Schnittstellen, sodass das Versenden von Daten direkt in der Lohnbuchhaltungssoftware möglich ist. Die Zeitersparnis ist enorm und auch an dieser Stelle setzt der Digitalisierungstrend Kapazitäten von Fachkräften frei. Die Bundesinitiative E-Government hat den Ausbau der dafür nötigen Infrastruktur in den vergangenen Jahren stark vorangetrieben.
