Die Arbeitswelt und das Arbeiten an sich werden immer flexibler (agil) und zugleich immer komplexer. Produktiv und effizient zu arbeiten wird dabei zu einer ständigen Herausforderung. Kein Wunder also, dass Konzepte zum flexiblen Arbeiten im Trend liegen und schnell in aller Munde sind. Agile Ansätze wie Scrum oder Kanban setzten an den Herausforderungen der modernen und flexiblen Arbeitswelt an und Flexibilisieren das klassische Projektmanagement.
Was ist Agil?
Agil ist ein aus der IT-Welt stammendes Konzept zur Organisation von Arbeit in komplexer Umwelt – derzeit ist agil eines der Modewörter der modernen Arbeitswelt. Die Anzahl an Seminaren zu Agilität steigt ständig und auch online steht agil hoch im Kurs. Im Prinzip ist agil gar nicht neu, sondern ein Mindset der Flexibilität, welches uns schon lange bekannt ist.
Agil bedeutet schlichtweg flexibel. Der Begriff agil wurde anfangs vor allem unter Software Entwicklern verwendet, mittlerweile haben aber auch viele andere Branchen den Trend erkannt und arbeiten agil. Agil arbeiten bedeutet ein flexibles Mindset zu haben, welches Innovationen erleichtert und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert.
Einer der grundlegenden Ansätze vom agilen Arbeiten im Team ist es, offen für Veränderung und flexibel zu sein. Ein weiterer Grundpfeiler ist das Adaptieren an veränderte Bedingungen und neue Entwicklungen. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, in dem eine langfristige Planung die nötigen Schritte definiert, basiert das agile Konzept auf Selbstorganisation und Flexibilität. Hierzu gehört auch eine verminderte Bürokratie und mehr Autonomie.
Statt nach einem strikt einzuhaltenden Plan erfolgt die Organisation der Arbeit anhand von gemeinsam definierten Zielen und Leitlinien des Unternehmens. Regelmäßige Meetings, um gemeinsam zurückzublicken und die kommende Zeit zu planen, sind wichtige Momente der Teamorganisation und dienen als Lernerfahrung. Sie schaffen außerdem Transparenz. Verbindlichkeit und Verantwortung sind beim agilen Arbeiten von hoher Bedeutung.
Was ist Scrum?
Scrum ist eine agile Methode, welche besonders beliebt ist. Sie lässt sich schnell erlernen, verbessert die Produktivität und ist einfach strukturiert.
Bei Scrum gibt es klar verteilte Rollen: Das Projektteam (zum Beispiel die Software Entwickler) arbeitet selbstorganisiert. Der sogenannte Scrum-Master ist lediglich für die Methodik verantwortlich und hilft dem Team, den Scrum-Prozess aufrechtzuerhalten. Er agiert als eine Art Coach, welcher die Kommunikationsprozesse managet. Der Product owner definiert Anforderungen, setzt Prioritäten und reagiert flexibel auf neue Bedingungen.
Jedes Team arbeitet in vorab definierten Zyklen, den sogenannten Sprints. Diese können zwischen einer und vier Wochen lang sein. Während eines Sprints arbeiten die Teammitglieder weitestgehend autonom. Am Ende eines jeden Sprints steht das sogenannte Sprint Planning – hier kommen alle Teammitglieder zusammen. Aufgaben, die während des Sprints dazukommen und nicht sofort erledigt werden müssen, werden im Backlog gespeichert und in kommenden Sprints bearbeitet
Was ist Kanban?
Der Begriff Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet Schild oder Signalkarte. Kanban ist eine agile Methode, welche auch außerhalb der IT-Welt große Bekanntheit hat und Einzug in viele Unternehmen gefunden hat. Sie basiert auf Visualisierung und der Unterteilung komplexer Prozesse in kleinere Einheiten und einen ständigen Fluss an Aufgaben und Projekten.
Ein Team, welches Kanban anwendet, visualisiert seine Aufgaben. Die Teammitglieder schreiben ihre Aufgaben auf Karten und heften diese an eine (digitale) Pinnwand, das sogenannte Kanban Board. Die Pinnwand ist dabei in Spalten geteilt – die verschiedenen Spalten stehen für die verschiedenen Schritte des Prozesses. Bei Kanban gibt es eine Obergrenze bei der Anzahl an zu erledigen Aufgaben, das sogenannte WIP-Limit. Aufgaben, die aus verschiedensten Gründen zu lange an einem Punkt „hängen bleiben“, werden anhand verschiedener Methodiken genauer betrachtet. Die Besprechung des Workflows geschieht in regelmäßigen Feedbackrunden oder Meetings.
Die ständige Verbesserung ist einer der Grundideen von Kanban. Die angestrebten Veränderungen werden dabei in kleine Schritte unterteilt, die einzelnen Schritte des Prozesses werden so überschaubarer und sind für das Team leichter zu meistern. Die positiven Folgen davon sind mehr Transparenz über den Fortschritt eines Projektes und weniger Widerstand gegen große Veränderungen im Unternehmen
Agil, Kanban und Scrum – wo liegt der Unterschied?
Agilität und Scrum sind zwei Konzepte, die eng miteinander verknüpft sind. Scrum und Kanban sind allerdings agile Verfahren, eine Form von Agilität, aber nicht die einzigen agilen Methoden. Agilität ist mehr als nur Scrum oder Kanban, es beinhaltet eine ganze Reihe von Leitlinien und Ansätzen, welche Teil eines Mindsets sind und die Unternehmenskultur prägen.
Scrum ist eine der bekanntesten agilen Methoden, welche ursprünglich vor allem in der Softwareentwicklung angewendet wurde. Scrum beschreibt eine Möglichkeit der konkreten Umsetzung von Agilität in der Unternehmenspraxis. Im Vordergrund steht hierbei der Fortschritt des Teams und seiner Projekte, welche von einem außenstehenden Scrum Master unterstützt wird.
Kanban und Scrum weisen viele Gemeinsamkeiten auf: Beide Konzepte setzten auf Transparenz, Begrenzung der zu bearbeitenden Aufgaben sowie Unterteilung in kleinere Projekteinheiten und Schritte, Selbstorganisation und ständige Verbesserung. Eine der Unterschiede ist, dass bei Scrum das Team im Mittelpunkt steht, Kanban sich hingegen an der Wertschöpfungskette orientiert. Kanban ist außerdem etwas weniger reglementiert und flexibler als Scrum.
Agil Führen – Anforderungen an Führungskräfte
Agiles Arbeiten funktioniert nur dann, wenn Führungskräfte und Manager sich darauf einlassen. Kommunikation, Transparenz und Selbstorganisation sind Grundpfeiler von agilem Arbeiten – sie erfordern aber auch eine Organisationskultur, welche dieses zulässt.
Führungskräfte mit einem kooperativen Führungsstil tun sich logischerweise leichter mit Agilität als Führungskräfte mit einem autoritären Führungsstil. Natürlich kann das agile Führen, wie auch andere Management-Skills, gerlernt werden. Nicht umsonst gibt es zu diesem Thema unzählige Bücher, Webinare und Seminare, wie bspw. das “Agil Set – Mehr Erfolg durch agiles Leadership” – Seminar von EBC-Coaching. Darin lernen Sie, wie man zunächst seine eigenen Kompetenzen verbessert und danach agile Projekte startet und Mitarbeiter, Kollegen und das ganze Team einbezieht. Agile Teams sind Teams, die selbständig arbeiten, mitdenken, reflektieren, Fragen stellen und autonom arbeiten – häufig steht dies im Gegensatz zu Kontrolle und Hierarchie, wie sie in vielen Unternehmen an der Tagesordnung ist. Manager und Führungskräfte stehen hinter ihrem Team und unterstützen, wo es nötig ist, statt zu kontrollieren und reglementieren. Agile Teams arbeiten häufig in weniger starren Abteilungen, in vielen Unternehmen sind sie Teil von abteilungsübergreifenden Teams oder arbeiten flexibel in verschiedenen Projekten oder Arbeitsgruppen zusammen. Die Rahmenbedingungen für agiles Arbeiten müssen stimmen, damit das Konzept erfolgreich umgesetzt wird.
Ob Agilität zu jedem Unternehmen passt, ist fraglich. Agilität ist aber ein Ansatz, der Unternehmen, die sich mehr Flexibilität wünschen oder sich ständig weiterentwickeln wollen, einen großen Schritt voranbringen kann.
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Quellen:
https://www.webteam.de/teamarbeit/was-hei%C3%9Ft-hier-agil/
https://www.informatik-aktuell.de/management-und-recht/projektmanagement/agile-fuehrung-6-gruende-die-finger-davon-zu-lassen.html
https://www.priotas.de/blog/beitrage/was-bedeutet-agil/
https://www.it-agile.de/wissen/einstieg-und-ueberblick/kanban/
https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-erste-schritte/was-ist-kanban/
