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Technologie

Zeiterfassungsterminal: Vorteile & Gründe

Ein Zeiterfassungterminal gilt als das Tool schlechthin, um die Arbeitszeit zu erfassen. Vor allem Selbstständige arbeiten tagtäglich damit, doch auch in Kleinbetrieben findet es immer häufiger Verwendung. Welche Vorteile ein Zeiterfassungsterminal bringt und weshalb sich die Nutzung lohnt, erklärt Ihnen dieser Artikel.

Wie funktioniert ein Zeiterfassungsterminal?

Ein ausgereiftes Zeiterfassungsterminal hilft dabei, die Arbeitszeit zu erfassen. Das ist vor allem bei Selbstständigen relevant, die auf Stundenbasis arbeiten. Aber auch wer Mitarbeiter hat und den Überblick über deren Arbeitszeit behalten möchte, profitiert von diesem Tool.

Während es die digitale Zeiterfassung gibt, bei der ein spezielles Programm zum Einsatz kommt, gibt es auch ein physisches Zeiterfassungsterminal. Für welche Variante man sich entscheidet, hängt stark von den individuellen Vorstellungen ab. Wer beispielsweise Mitarbeiter hat, die im Home Office tätig sind, sollte auf eine App-basierte Zeiterfassung setzen.

Hierfür wird die entsprechende Software einfach auf die jeweiligen Geräte heruntergeladen. Mitarbeiter oder Selbstständige können die Zeiterfassung nach dem Einloggen starten und jederzeit eine Pause eintragen oder die Zeiterfassung beenden. So bekommt man einen detaillierten Einblick in die tatsächliche Arbeitszeit.

Vor- und Nachteile eines Zeiterfassungsterminals

Die „digitale Stechuhr“ – wie das Zeiterfassungsterminal häufig genannt wird – bringt viele Vorteile mit sich. Der größte Vorteil dürfte wohl auf der Hand liegen: Niemand wird für weniger Stunden bezahlt, als er gearbeitet hat. Für Arbeitgeber hat das Zeiterfassungsterminal außerdem den Vorteil, dass sie nicht mehr zahlen als nötig. Es wird die reine Arbeitszeit bezahlt, was für beide Parteien sinnvoll ist.

Zwar möchten Arbeitgeber wissen, wie viel ihre Mitarbeiter gearbeitet haben, doch ein Zeiterfassungsterminal sollte nicht zur Überwachung missbraucht werden. Praktisch ist, dass sich die Daten der meisten Modelle einfach in die Lohnabrechnung übertragen lassen. Somit sparen Sie sich einen Arbeitsschritt, der sonst viel Zeit in Anspruch nimmt und da Zeit Geld ist, spart man sich in gewisser Weise auch Kosten.

Wer die Arbeitszeit durch ein Zeiterfassungsterminal erfassen lässt, kann besser planen. Vor allem bei Projekten, aber auch im täglichen Betrieb ist das von Vorteil. Immerhin trägt eine gute Planung wesentlich zur Effizienz von Arbeitsprozessen bei.

Ein Nachteil, der durch die Zeiterfassung entstehen könnte, ist ein Gefühl der Überwachung. Mitarbeiter finden es womöglich nicht immer gut, dass ihr Vorgesetzter zu jeder Zeit nachsehen kann, ob sie gerade in der Pause sind oder arbeiten. Mitarbeiter, die sich ständig kontrolliert fühlen, verlieren schnell das Vertrauen zu ihrem Chef und das Betriebsklima verschlechtert sich.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie Ihren Mitarbeitern die vielfältigen Vorteile aufzeigen, die die digitale Zeiterfassung mit sich bringt. Immerhin werden sie nun nicht mehr nur von 8-17 Uhr bezahlt, obwohl sie womöglich bereits um 7:50 Uhr anfangen zu arbeiten. Wer sich eingehend damit befasst, erkennt, dass die Zeiterfassung für jeden vorteilhaft ist.

Digitale Zeiterfassung oder physisches Zeiterfassungsterminal?

Wenn Sie als Arbeitgeber oder Selbstständiger darüber nachdenken, sich ein Zeiterfassungssystem zuzulegen, mag die Frage aufkommen, welche Variante am besten geeignet ist. Wie bereits erwähnt, hängt dies von individuellen Faktoren ab.

Wer als Selbstständiger nur hin und wieder für die Bearbeitung von Kundenaufträgen ein Zeiterfassungsterminal benötigt, kommt mit einer digitalen Version gut zurecht. Sie empfiehlt sich auch vor allem dann, wenn man viel unterwegs ist und womöglich im Zug am Laptop arbeitet. Egal wo man ist – mit einem Zeiterfassungsterminal als App lässt sich die Arbeitszeit ortsunabhängig erfassen.

Wie bereits erwähnt, ist diese Variante der Arbeitszeiterfassung auch dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter im Home Office arbeiten. Nur wer seine Mitarbeiter ausschließlich im Firmengebäude arbeiten lässt, sollte auf ein physisches Zeiterfassungsterminal setzen. Dieses wird meist mit Fingerabdruck oder einer Karte aktiviert. Dabei besteht natürlich stets das Risiko, dass ein Mitarbeiter seine Karte zu Hause vergisst oder sie verliert, sodass sie kostenpflichtig ersetzt werden muss.

Zeiterfassungsterminal Preise

Wenn Sie von den Funktionen eines Zeiterfassungsterminals überzeugt sind, spielen Sie womöglich mit dem Gedanken, sich eines zuzulegen. Allerdings wirft das die wichtige Frage auf, wie viel das Tool überhaupt kostet.

Die Preise unterscheiden sich stark. Immerhin gibt es Zeiterfassungsterminals, die ohne Hardware auskommen und solche, die in physischer Form im Büro angebracht werden. Selbstverständlich sind solche Terminals kostspieliger als die Modelle, die lediglich auf eine App beschränkt sind.

Außerdem variiert der Preis eines Zeiterfassungsterminals häufig aufgrund der Anzahl an Nutzern. Muss nur eine Person ihre Arbeitszeit erfassen, ist dies meist günstiger, als wenn man das Zeiterfassungsterminals für mehrere Mitarbeiter freischaltet.

Fazit

Ein Zeiterfassungsterminal ist für jeden unverzichtbar, der stets einen genauen Überblick über seine eigene Arbeitszeit oder die seiner Mitarbeiter haben möchte. Solange es nicht dazu genutzt wird, die Mitarbeiter zu überwachen, ist es ein hilfreiches Tool, von dem alle Seiten profitieren. In den meisten Bereichen ist ein digitales Zeiterfassungsterminal einem physischen Gerät vorzuziehen.