Online Projektmanagement-Tools sind aus der modernen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Sie werden in kleineren Teams, für ganze Abteilungen oder abteilungsübergreifend eingesetzt und sind für viele Unternehmen die Basis für erfolgreiche Kommunikation und Kooperation. Besonders Teams, die remote von verschiedenen Standorten aus arbeiten, Unternehmen, die in umfangreichen Projekten agil und eng vernetzt arbeiten, schätzen die vielfältigen Möglichkeiten der Tools. Auch bei komplexem Multiprojektmanagement leisten die Tools gute Hilfestellung.
Projektmanagement-Tools wie Softwarelösungen oder Apps gab es vor etwa 20 Jahren kaum – sie sind mit dem Internet geboren und tragen einen wesentlichen Beitrag zur Flexibilisierung und Digitalisierung der Arbeit bei.
Manager, die sich für ein geeignetes Projektmanagement-Tool entscheiden müssen, können mittlerweile auf preisgünstigere und sehr flexible Tools zurückgreifen. Die meisten PM-Lösungen sind heutzutage cloudbasiert. Unternehmen, die auf Self-Hosting-Lösungen setzten, finden aber auch entsprechende Alternativen.
Worauf kommt es bei der Wahl der richtigen Projektmanagement-Tools an?
Nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen – ein Online Projektmanagement-Tool, dass in allen Kontexten überzeugt und unbegrenzt einsetzbar ist, muss erst noch erfunden werden. Wie entscheidet man bei der großen Auswahl also welche Software die geeignetste ist?
Eine Projektmanagement App oder Software muss in erster Linie zum Unternehmen passen und die Bedürfnisse aller Akteure erfüllen. Wichtige Anhaltspunkte bei der Auswahl der richtigen Software sind die Größe des Unternehmens sowie die Komplexität der zu bewältigen Aufgaben, aber auch die Vorliebe von Managern und Mitarbeitern sowie die Unternehmenskultur sollten bei der Entscheidung für ein PM-Tool bedacht werden. Jedes Team arbeitet anders und genauso hat auch jeder Vorgesetzte einen individuellen Führungsstil. Ein wesentlicher Faktor ist zudem die Branche und der Einsatz des Tools – ITler haben in der Regel andere Ansprüche als Eventmanager oder Kundensupport-Mitarbeiter.
Auch muss das Tool ausreichend umfangreich und individualisierbar sein. Erlaubt das Tool die nötige Anpassung an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse, bietet alle geforderten Funktionen und lässt sich in einem angemessenen Zeitraum erlernen? Beraten Sie am besten im Team, für welches Tool Sie sich entscheiden.
Projektmanagement Apps und Software – Ihre Helferlein
Die Vielfalt an Projektmanagement Apps und Software ist groß und die Wahl der richtigen Instrumente kann mitunter schwerfallen. Einige der beliebtesten und bewährtesten Tools stellen wir Ihnen vor:
Asana:
Asana ist eine sehr beliebte Online Projektmanagement App, welche besonders die Kommunikation im Team sowie die gemeinsame Aufgaben- und Zeitverwaltung vereinfacht. E-Mails und Meetings sollen laut der Gründer dabei überflüssig werden. Im Fokus der App steht die zeitliche Planung von Aufgaben, deren Verteilung im Team und die Kommunikation über die verschiedenen Schritte und Meilensteine. Mitarbeiter folgen ausgewählten Projekten oder Aufgaben und bleiben so auf dem Laufenden. Asana erlaubt es, E-Mails, Dateien und Anfragen miteinander zu verknüpfen, sodass Nutzer den Überblick behalten. Die Suchfunktion ermöglicht das schnelle finden von Ereignissen in der Projekthistorie. Multiprojektmanagement ist mit Asana kein Problem. Die App überzeugt unter anderem durch ihr aufgeräumtes und ansprechendes Design und die Benutzerfreundlichkeit. Asana ist sowohl für Web und Mobile verfügbar.
Wrike:
Wrike ist eine klassische Projektmanagement App mit einer Vielzahl an nützlichen Features. Die App erlaubt die Aufgaben- und Dokumentenverwaltung sowie die einfache Teamkommunikation. Viele große und kleine Unternehmen setzen auf Wrike, da das Tool sehr flexibel und zugleich umfangreich ist und Lösungen für komplexe, langwierige Prozesse im Strategiebereich, wie auch die tagtägliche Aufgabenplanung ermöglicht. Die Software ist umfangreich – die gründliche Einarbeitung lohnt sich aber. Wrike gibt es als Webversion oder Mobile für Android und iPhone.
Factro:
Factro ist eine der beliebtesten Projektmanagement Softwares mit einer großen Bandbreite an nützlichen Funktionen, wie der Verwaltung von Terminen, Meilensteinen und Prioritäten. To-Do- und Checklisten, eine umfangreiche Suchfunktion und die Verknüpfung von Aufgaben durch Tags machen Factro zu einem umfangreichen Tool für Projekte aller Art. Die agile Gestaltung und die vielen Verknüpfungs- und Darstellungsoptionen machen Factro zu einem perfekten Tool für Unternehmen, die komplexe Projekte in Teams managen müssen.
Microsoft Project:
Microsoft Project ist eines der ältesten Projektmanagement Tools. Microsoft Project konzentriert sich auf Planung und Steuerung von Projekten und die Erstellung von komplexen Projektplänen. Zahlreiche grafische Darstellungsmöglichkeiten sowie Statistiken sorgen für Überblick und passen hervorragend zu Unternehmen, die einen Schwerpunkt auf Planung und Kontrolle legen. Vor 30 Jahren von Microsoft entworfen, hat sich die Lösung stehts weiterentwickelt, ist mittlerweile cloudbasiert und ermöglicht je nach Bedarf zahlreiche Erweiterungen für spezielle Unternehmenszwecke. Die Software ist für Windows, iPhone und Android verfügbar.
Trello:
Trello ist kostenlos, praktisch und gut durchdacht. Die App ermöglicht agiles Projektmanagement ohne viele überflüssige Details und Extras und konzentriert sich aufs Wesentliche. Trello ist besonders wegen seiner Einfachheit und Übersichtlichkeit beliebt: Die App gliedert Aufgaben nicht standardgemäß in Listen, sondern stellt die im Karteikartenprinzip in verschiedenen individualisierbaren Strängen nebeneinander dar. Das Projektmanagement-Tool ist als App auch für Android und iPhone verfügbar.
Basecamp:
Basecamp ist mittlerweile eines der bekanntesten und meist genutzten Projektmangement-Tools und zum absoluten Klassiker mutiert. Beim webbasierten Basecamp stehen nicht die Aufgaben an sich, sondern die Kommunikation im Vordergrund – die Projektplanung wird durch die gemeinsame Aufgabenplanung, Notizen, Terminverwaltung und Diskussion aufs Wesentliche reduziert. Die App besteht aus einem Dashboard, dem Nachrichtenboard und verschiedenen To-Do-Listen. Die Plattform ist sehr übersichtlich und lässt sich von Anfang an gut bedienen.
Slack:
Slack ist auf den ersten Blick wohl keine typische Projektmanagement App, sondern eher ein Kommunikationstool. Die App überzeugt aber mit allerlei nützlichen Features, die die Produktivität und Kommunikation im Team um einiges erleichtern kann. Die verschiedenen Kanäle bzw. Kommunikationsstränge sind die Basis der App und werden je nach Belieben gestaltet (z.B. Teamkanal, Projektkanal, Locationkanal). Andere, komplexere Projektmanagement Tools wie Asana oder Trello oder Aufgabenlisten wie Wunderlist oder Todoist können mit Slack verbunden werden – Aufgaben, Diskussionen oder Termine können so ganz einfach verknüpft werden. Der weniger bekannte aber überaus hilfreich Slackbot lässt sich ganz leicht trainieren und unterstützt das Team mit Erinnerungen. Außerdem ist die Suchfunktion dieser App sehr gründlich.
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Quellen:
https://www.toolsmag.de/30-webbasierte-projektmanagement-tools-im-ueberblick-477
https://www.computerwoche.de/a/20-projektmanagement-tools-im-ueberblick,3068641
https://www.socialmediaakademie.de/blog/10-projektmanagement-tools-die-ihren-alltag-erleichtern/
https://www.netzsieger.de/k/projektmanagement-software
