Virtuelle Assistenten – Die Helferlein im virtuellen Büro

Virtueller Assistent – dieser Begriff klingt zunächst einmal futuristisch, in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung unserer Arbeitswelt ist das Outsourcen von Aufgaben an virtuelle Assistenten oder Büroservices aber ein ernst zu nehmender Trend.

Während virtuelle Assistenten in den USA recht verbreitet sind, setzen in Deutschland bisher in erster Linie Start-ups oder besonders zukunftsorientierte Manager oder Geschäftsführer auf virtuelle Sekretärinnen. Online Unternehmen schätzen die Flexibilität virtueller Assistenten und setzen auf die meist vielfältig einsetzbaren Freelancer, um ihnen Aufgaben wie Buchhaltung, Recherchen oder Reise- und Terminplanung abzunehmen und so Zeit für Wesentliche zu schaffen.

Was sind virtuelle Assistenten?

Virtuelle Assistentin sitzt am PCVirtuelle Assistenten, auch kurz VA oder VPA (Virtuelle persönliche Assistenten) genannt, erfüllen umfangreiche Aufgaben: Als virtuelle Sekretärinnen helfen Sie zum Beispiel bei der Terminkoordination, der Buchhaltung oder Korrespondenz und Datenverwaltung. Je nach Bedarf unterstützen sie ihren Auftraggeber in erster Linie in geschäftlichen Angelegenheiten oder auch als privater Assistent.

Das Konzept der virtuellen Assistenz wurde maßgeblich vom Autor Tim Ferris und seinem Bestseller „The 4-Hour Workweek“ geprägt. Ferris beschreibt in seinem Buch seine Veränderung weg von täglich 16 Stunden Arbeit zu wöchentlich vier Stunden Arbeit und betont die Bedeutung von Outsourcing für seinen Erfolg.

Folgende Aufgaben können von virtuellen Assistenten erledigt werden:

  • Buchhaltung und Finanzen
  • Termin- und Reiseplanung
  • Verwaltung von Blogs, Webseiten und Social Media
  • Unterstützung bei Recruiting und Personalbetreuung
  • Kundensupport und E-Mail-Beantwortung
  • Eventplanung und -organisation
  • Erstellung von Präsentationen und Dokumenten
  • Recherchearbeiten
  • Einkäufe und Erledigungen
  • Übersetzungen und Transkriptionen
  • Grafik und Marketing spezifische Aufgaben
  • Allgemeine Verwaltung und Korrespondenz

Unternehmer oder Manager, die umfangreichen Service suchen und weitestgehend flexibel oder ortsunabhängig arbeiten wollen, haben neben virtuellen Assistenten noch weitere Optionen, ihr Büro zu digitalisieren: Ein virtueller Büroservice repräsentiert Sie gegenüber Ihren Kunden, während Sie woanders ihre Zelte aufschlagen.

Er kümmert sich zum Beispiel um

  • Telefonnummer oder Telefonweiterleitung
  • Briefkastenservice mit offizieller Geschäftsadresse
  • E-Mails
  • Terminkoordination
  • Druckservice
  • Wahlweise auch flexibel mietbare Büro- oder Meetingräume

Der virtuelle Büroservice tritt in Ihrem Namen auf und ist präsent, wenn Sie es physisch nicht sind.

Virtuelle Assistenten und Sekretärinnen online finden

Virtuelle Assistentin mit PCJob Suchmaschinen und Freelancer Portale wie zum Beispiel Upwork oder Freelancer.de verfügen über eine Vielzahl an Freelancern, die ihren Service als virtuelle Assistenten anbieten. Auch Gruppen für ortsunabhängiges Arbeiten oder Plattformen wie LinkedIn können als Ressource dienen. Daneben gibt es einige in Deutschland ansässig, wie bspw. my-vpa, wie auch eine Vielzahl ausländischer VPA-Agenturen, die virtuelle Assistenten vermitteln. VPA-Agentur verfügen über ein Netz an verschiedenen virtuellen Assistenten und vermitteln geeignete Kandidaten an ihre Kunden. Der Kunden profitiert von einer verlässlichen Zusammenarbeit und werden von der Agentur betreut.

Die Qualität an virtuellen Assistenten und VPA-Agenturen variiert stark und eine gute Recherche sowie ein durchdachter Auswahlprozess sind der Schlüssel zum Erfolg. Günstige Agenturen mit Personal in Niedriglohnländern bieten teilweise verlockende Preise, nicht jedoch immer auch die gewünschte Qualität. Mittlerweile gibt es auch in Deutschland ansässige VPA-Agenturen, welche häufig mit deutschsprachigen virtuellen Assistenten aus Osteuropa arbeiten – eine gute Alternative.

Günstig ist nicht immer vorteilhaft – setzten Sie lieber auf einen Assistenten, der über die nötige Erfahrung verfügt, Referenzen vorweisen kann und bei dem das Bauchgefühl stimmt.

Virtual Office vs. virtueller Assistent – Vorzüge von virtuellen Services

Virtuelle Assistenten sind flexibel, arbeiten selbständig und passen sich dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen an. Qualifizierte Kandidaten mit entsprechender Erfahrung verfügen über eine Vielzahl an unterschiedlichen Fähigkeiten und arbeiten sich schnell in die Materie ein. Sie können Unternehmern zu mehr Zeit verschaffen und Mitarbeiter entlasten, in dem sie sich Routineaufgaben widmen.

Virtuelle Assistenten können in beliebigen Zeitzonen ansässig sein. Daher können sie auch zu ungewöhnlichen Zeiten tätig sein und quasi über Nacht für Sie arbeiten. Die Kostenersparnis durch entfallende Personal- und Mietkosten sind ein weiterer Vorteil. Zudem ist eine Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten aus verschiedenen Regionen der Welt möglich – virtuelle Assistenten sind also in der Regel günstiger als klassische Sekretärinnen.

Ein virtueller Büroservice repräsentiert Sie Ihren Kunden gegenüber ohne, dass sie anwesend sein müssen. Besonders Start-ups, die über keine eigenen Büroräume verfügen oder Online-Unternehmer vermitteln ihren Kunden auf diese Weise ein professionelles Auftreten.

Tipps im Umgang mit virtuellen Assistenten

Virtuelle Assistenten am SchreibtischDatenschutz und sensible Daten: Ihr Assistent oder Büroservice soll Sie im besten Fall vielseitig unterstützen und Ihnen Arbeit abnehmen. Hierzu sind ein gewisses Vertrauen und ein professioneller Umgang mit den Firmendaten und Dokumenten nötig. Klären Sie vorab, welche Daten vertraulich sind und unterzeichnen Sie eventuell eine Verschwiegenheitsvereinbarung.

Vorsicht beim Recruiting des passenden Services oder Assistenten: Viele unqualifizierte Freelancer, die als Trittbrettfahrer was vom Kuchen abhaben wollen, können ebenso risikoreich sein, wie ein Kandidat, der nicht zu Ihnen und Ihrem Geschäft passt. Eine Ausbildung zum virtuellen Assistenten gibt es bisher nicht – die meisten VAs sind Quereinsteiger und jeder Kandidat bringt unterschiedlichste Erfahrungen und Referenzen mit. Lassen Sie sich Zeit bei der Suche, lernen Sie den Bewerber kennen und erstellen Sie ein umfassendes Briefing. Bevor Sie sich entscheiden, vereinbaren Sie am besten eine Probezeit, um die Zusammenarbeit zu testen.

Kommunikation ist alles: Vereinbaren Sie Deadlines und erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Assistenten, wie Sie miteinander kommunizieren wollen. Erwartungen sollten von Anfang an transparent sein. Die virtuelle Zusammenarbeit geschieht meistens über Plattformen wie Google Docs, Trello, Slack und ähnliche Kommunikations- und Projektmanagementtools.

Bezahlung und Abrechnung: Die große Mehrheit aller virtuellen Assistenten ist als Freelancer im Home-Office tätig und stellt ihre Arbeit monatlich in Rechnung. Denkbar ist eine Bezahlung pro geleisteter Stunde oder pauschal für die vereinbarte Arbeitszeit. Die Höhe des Honorars hängt von der Qualifizierung und Herkunft des Assistenten ab und kann von unter 5,00 EURO bis über 50,00 EURO pro Stunde liegen.

Virtuelle Assistenten – virtueller Büroservice für online Profis

Virtuelle Assistenten und Büroservices können Ihrem Business auf die Sprünge helfen und Ihnen einiges an Arbeit abnehmen. Vertrauen und eine funktionierende Zusammenarbeit mit klarer Kommunikationsstrategie sind dafür unersetzlich.

Das Angebot an virtuellen Sekretärinnen mag zunächst unübersichtlich erscheinen. Unternehmer oder Manager, die wenig Zeit für Recruiting ihres Assistenten auf den verschiedenen Freelancer Plattformen haben, setzten daher am besten auf eine der deutschsprachige VPA-Agenturen – etwas höhere Honorare zahlen sich in den meisten Fällen aus.

Quellen:

https://sandraholze.com/virtueller-assistent/
https://t3n.de/news/virtuelle-assistenten-deutschland-506137/
https://www.smartworkers.net/2016/10/virtuelle-assistenten-die-heinzelmaennchen-des-digitalen-zeitalters/
https://kundennutzen.ch/virtuelle-assistenten.php
https://www.sidepreneur.de/outsourcing-virtuelle-assistenten/


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