Die 5S-Methode des Kaizen

Kurz zusammengefasst:

• Kaizen 5S ist eine Methode des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, die auf einer systematischen Organisation und Optimierung von Arbeitsumgebungen und -prozessen abzielt.
• Die 5S beziehen sich auf die japanischen Begriffe Seiri (Sortieren), Seiton (Systematisieren), Seiso (Säubern), Seiketsu (Standardisieren) und Shitsuke (Sicherstellen)
• Kaizen 5S zielt darauf ab, die Effizienz zu erhöhen, die Produktivität zu steigern und die Qualität der Arbeit zu verbessern, indem Unordnung, Verschwendung und Fehler minimiert werden.

Kaizen ist eine japanische Arbeits- und Lebensphilosophie, die in den letzten 3 Jahrzehnten das Handeln und Denken in vielen Unternehmen revolutioniert hat. Dabei ist sie nicht nur eine Sammlung von einfachen Prinzipien zum Anwenden im Alltag in fortschrittlichen Unternehmen, sondern auch eine Managementphilosophie, innerhalb der die Mitarbeiter ihre Tätigkeit kritisch hinterfragen sollen, um ihre Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern.

Abgrenzung vom klassischen betrieblichen Vorschlagswesen

Der japanische Begriff “Kaizen” setzt sich zusammen aus dem Wort Kai, das so viel wie „Wandel” oder “Veränderung“ bedeutet und dem Wort Zen, das mit dem Ausdruck „zum Besseren“ einhergeht. Mit Kaizen ist in einem Unternehmen demnach eine permanente Verbesserung von Produkten, Verfahren, Abläufen und Tätigkeiten gemeint. Dabei kommt es besonders auf die Einbeziehung der Mitarbeiter und die schnelle Umsetzung der Verbesserungsvorschläge an. Kaizen wird in vielen westlichen Unternehmen mit dem Continuous Improvement Process (CIP) gleichgesetzt, um die Philosophie vom umständlichen bisherigen Vorschlagswesen abzugrenzen, bei dem die Umsetzung zu lange dauert und Erfolge meist ausblieben.

Die 5S-Methode des Kaizen zur Optimierung von Arbeitsplätzen in Verwaltung und Produktion

Die 5S-Methode wurde in der Mitte des 20. Jahrhunderts von dem Japaner Taiichi Ono für den Entwurf eines effektiven Produktionssystems für Toyota entwickelt. Sie ist eine planmäßige Vorgehensweise zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und soll in erster Linie Verschwendung minimieren. In Deutschland ist die Methode als 5A-Methode bekannt.

Die 5S-Methode hat zum Ziel, die einzelnen Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit stets ohne Störungen fortgesetzt werden kann. Dabei sollten weite Transportwege, längeres Suchen und lange Wartezeiten vermieden werden. Das bedeutet, verschwendungsfrei zu arbeiten. Ebenso ist für eine gute Qualitätsarbeit ein ordentliches und sauberes Arbeitsumfeld wichtig.

Die 5 Schritte

Die 5S-Methode ist ein bewährtes Konzept aus der Lean-Produktion, das darauf abzielt, Arbeitsplätze und Prozesse zu optimieren und Verschwendung zu minimieren. Die Methode besteht aus fünf Schritten: Sortieren, Systematisieren, Sauberhalten, Standardisieren und Selbstdisziplin.

Seiri (Aussortieren):

Alles Unnötige wird aus dem Arbeitsbereich entfernt. Dazu gehören nicht nur unnötige Papiere, sondern auch Regale, Tische und Schränke.

Seiton (Ordnen):

Alle Dinge, die nach dem Aussortieren übrig geblieben sind, werden sortiert und geordnet. Das heißt eine systematische Ordnung der Dinge und Gegenstände wird hergestellt. Darunter fallen zum Beispiel auch Schreibtische und Rollcontainer. Für jeden Gegenstand sollte es einen bestimmten festgelegten Platz geben.

Seiso (Säubern):

Der Arbeitsplatz sollte stets saubergehalten werden. Dazu gehört, dass alle Mitarbeiter sowohl ihren Arbeitsplatz als auch ihre Arbeitsutensilien selbst säubern. Treten dabei Mängel auf, sollten diese erkannt, vermerkt und stetig verbessert werden.

Seiketsu (Standardisieren):

Jeder Mitarbeiter muss für seinen Arbeitsbereich eigene 5S-Standards aufstellen, wie beispielsweise definierte Kennzeichnungen, Markierungen, Stell- und Ablageplätze und eigene Systeme, um einen reibungsfreien Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Shitsuke (Selbstdisziplin):

Selbstdisziplin und die ständige Verbesserung der eigenen Standards.

Aktuelle Entwicklungen zur 5s Methode

In den letzten Jahren haben sich verschiedene Forschungen und Entwicklungen im Bereich der 5S-Methode ergeben. Einige Experten haben die Wirksamkeit der Methode in verschiedenen Branchen und Unternehmen untersucht und bestätigt, dass sie zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsumgebung führen kann.

Ein aktueller Trend in der Anwendung der 5S-Methode ist die Verwendung von Technologie, um die Umsetzung der Methode zu unterstützen. Beispielsweise können Unternehmen mithilfe von Softwarelösungen die Durchführung von Inspektionen, die Verfolgung von Fortschritten und die Dokumentation von Verbesserungen automatisieren. Auch die Verwendung von RFID-Technologie und QR-Codes ermöglicht eine effizientere Ressourcenverwaltung und eine schnellere Identifizierung von Gegenständen.

Ein wichtiges Thema in der 5S-Forschung ist die Verbindung der Methode mit anderen Konzepten wie der Kaizen-Philosophie und dem Total Quality Management (TQM). Diese Ansätze können die Wirksamkeit der 5S-Methode noch weiter erhöhen, indem sie die Mitarbeiterbeteiligung und die kontinuierliche Verbesserung fördern.

Einige Experten weisen darauf hin, dass die erfolgreiche Umsetzung der 5S-Methode eine klare Unterstützung und Führung durch die Unternehmensleitung erfordert. Eine kontinuierliche Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Methode ist ebenfalls entscheidend, um eine langfristige Verankerung in der Unternehmenskultur zu erreichen.

Fazit zur 5s Methode: Laufen Sie mit offenen Augen durch Ihr Unternehmen

Gibt es eventuell in Ihrem Unternehmen eingefahrene Abläufe mit chaotischem Verlauf oder längere Wartezeiten, die nicht sein müssten? Gibt es in Ihrem Unternehmen Verbesserungspotenzial? Chaos und Unordnung führen zu längeren Wegezeiten und zu höheren Kosten. Am Ende beeinflussen sie die Motivation der Mitarbeiter und womöglich die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Versuchen Sie es mit der 5S-Methode, um Verbesserungen herbeizuführen.