Zeit- und Selbstmanagement – mit der richtigen Organisation einen kühlen Kopf bewahren

Kurz zusammengefasst:

• Zeitmanagement bezieht sich auf die Organisation und Planung von Zeit, um Ziele und Aufgaben erfolgreich zu erreichen.
• Selbstmanagement bezieht sich auf die Fähigkeit, die eigene Zeit und Energie effektiv zu steuern und Prioritäten zu setzen.
• Ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ermöglicht es einem produktiver zu sein, Stress zu reduzieren und ein ausgeglichenes Leben zu führen.

Zeit ist ein kostbares Gut, von dem die meisten Menschen gefühlt zu wenig haben. Besonders Führungskräfte und Manager stehen meistens unter Zeitdruck und müssen viele komplexe Aufgaben und Projekte auf einmal bewältigen. Eine gute Organisation und ein effizientes Zeit- und Selbstmanagement sind die Grundlage, um hierbei den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und nicht den Kopf zu verlieren.

Im Folgenden stellen wir Ihnen verschiedene Ansätze des Zeit- und Selbstmanagements sowie allerlei Helferlein und Tipps vor. Nehmen Sie Ihr Selbstmanagement unter die Lupe und lernen Sie, wie Sie Ihr Zeitmanagement im Nu verbessern können.

Zeit- und Selbstmanagement – Definitionen

Selbstmanagement ist im Prinzip ein Überbegriff, Zeitmanagement hingegen ein Teil des Selbstmanagements. Der Begriff Zeitmanagement wird heutzutage immer weniger verwendetet, schließlich ist Zeit an sich nicht managebar – ihr Umfang lässt sich nicht verändern, jeder Menschen verfügt über 24 Stunden pro Tag und nicht alle Probleme lassen sich schlichtweg mit mehr Zeit lösen.

Vielmehr ist nun meist die Rede vom komplexeren Selbstmanagement, welches den Fokus etwas weitläufiger auf die Gestaltung unseres Tages legt. Dabei kommt es vor allem auf das Setzen von Prioritäten und konkreten Zielen, gute Vorbereitung und Organisation an. Aufgaben werden zielorientiert angegangen und ständige Kontrolle erfolgt automatisch. Die richtige Strategie zur Umsetzung der Pläne und Erreichung ist hierbei ebenso wichtig wie das richtige Mindset, Selbstmotivation und Lernbereitschaft. Selbstmanagement bedeutet im Endeffekt, dass der Mensch in der Lage ist, seine Ressourcen eigenverantwortlich zu verwalten und sich zu entwickeln.

Methoden des Selbstmanagements

Unzählige verschiedene Methoden bieten Hilfe beim Zeit- und Management. Einige der bekanntesten und besten helfen Ihnen gezielt beim Selbstmangement:

ABC – Analyse: Bei der ABC Analyse werden anfallende Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt.

• A-Aufgaben sind die wirklich wichtigen Aufgaben, welche Erfüllung absolute Priorität ist, dass das Arbeiten oder sogar der Fortbestand des Unternehmens oder des Projekts sonst gefährdet werden. Hierzu gehört zum Beispiel der Kontakt zu einem wichtigen Investor oder die Einstellung eines Geschäftsführers.
• B-Aufgaben sind etwas weniger wichtig, hierzu gehören zum Beispiel die Pflege von Kundenbeziehungen oder das Schalten einer Marketingkampagne.
• C-Aufgaben sind Routineaufgaben wie Buchführung oder Büroreinigung – ihre Erledigung ist zwar notwendig, aber weniger kritisch.

Pomodoro Technik: Bei dieser Technik werden zunächst die Aufgaben definiert und anschließend mit hoher Konzentration in Intervallen von jeweils 25 Minuten mithilfe einer Küchenuhr abgearbeitet. Das Abarbeiten der Aufgaben erfolgt nach Wichtigkeit der Aufgaben und Unterbrechungen während der 25-Minutenintervalle sind nicht vorgesehen.

SMART: Die SMART-Methode hilft bei der Definition von Zielen. Diese sollen spezifisch, messbar, akzeptiert/aktionsorientiert, realistisch und terminiert sein.

ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode ist sehr nützlich für die persönliche Tagesplanung. Die Methode besteht aus 5 Schritten: Aufgaben definieren und notieren (A) Länge pro Aufgabe schätzen (B), Zeitpuffer einplanen (C), Entscheidungen treffen (D) und Zielkontrolle durchführen (D). Hierbei sollte maximal 60% der Arbeitszeit verplant werden, um Platz für Änderungen oder unvorhersehbare Aufgaben zu lassen.

Organisationstools – die kleinen Helferlein

Im digitalen Zeitalter existieren zahlreiche online Tools, die uns das perfekte Zeit- und Aufgabenmanagement versprechen. Tatsächlich können solche Werkzeuge bei der Planung der täglichen Aufgaben oder auch längeren Projekten helfen – ein Garant für gutes Zeit- und Selbstmanagement sind Sie allerdings nicht.

Kalenderprogramme wie Google Calendar und Aufgabentools wie To-doist, Wunderlist etc. helfen bei der Planung der eigenen Ressourcen. Wer es freier mag, kann auf die Notiztools Google Keep oder Evernote zurückgreifen.

Statt ständig neue Tools zu testen oder zu viele Tools auf einmal zu verwenden, sollten Sie sich auf wenige, bewährte Tools fokussieren und diese konsequent nutzen.

Häufige Fehler im Zeitmanagement – Fallen vermeiden

Wer seine Zeit ungünstig managt, setzt häufig einfach falsche Prioritäten oder sieht vor lauter Bäumen den Wald nicht. Die Idee, dass sich mit Multitasking viel bewältigen lässt, ist leider ein Irrtum – wahres Multitasking existiert nicht und der zwanghafte Versuch, viele Dinge zur gleichen Zeit zu erledigen endet meist in einem Verlust von Konzentration und Qualität.

Weiterhin bedrohlich sind vor allem Routineaufgaben und ständige Ablenkungen. E-Mails sind Zeitfresser schlechthin und halten viele Menschen vom eigentlichen Arbeiten ab. Auch andere Routineaufgaben wie Abrechnungen nehmen viel Zeit in Anspruch und werden häufig wenig effizient abgearbeitet. Ratsam ist es, sich in regelmäßigen Abständen bewusst Zeit für solche Aufgaben zu nehmen und diese dann so strukturiert und schnell wie möglich zu erledigen.

Ein weiterer großer Zeitfresser sind die ständigen Unterbrechungen, die uns im Arbeitsalltag begegnen. Unterbrechungen durch Kollegen, Anrufe oder Nachrichten sind zwar manchmal eine willkommene Abwechselungen, erschweren aber die Konzentration und machen es uns schwer, uns schnell wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wer die Möglichkeit hat, sollte eine ungestörte Arbeitsatmosphäre schaffen und mögliche Störquellen ausschalten.

Tipps & Tricks für ein gelungenes Selbstmanagement

• Nutzen Sie Aufgabenlisten oder Selbstmanagementtools, um Ihre Aufgaben zu definieren und zeitlich zu planen

Ordnen Sie Ihre Aufgabenlisten nach Prioritäten und starten Sie tatsächlich mit dem wichtigsten

Planen Sie Zeit für Routineaufgaben wie Abrechnung oder E-Mails ein, aber lassen Sie diese nicht Ihren Arbeitsalltag dominieren

Setzen Sie klare Ziele sowohl kurz- als auch langfristig und kontrollieren Sie deren Einhaltung

Hinterfragen Sie, was Sie motiviert, wie Sie arbeiten wollen und was Sie brauchen, um effizient und erfolgreich zu sein

Analysieren Sie Ihre bisherigen Arbeitsprozesse und definieren Sie Zeitfresser und Störquellen

Planen Sie Ihren Tag am Morgen und befolgen Sie den Tagesplan konsequent. Am besten teilen Sie den Tag in thematische Arbeitsblöcke ein.

Lernen Sie, zu delegieren und Aufgaben an Mitarbeiter oder Kollegen weiterzugeben

Schalten Sie Störquellen aus und konzentrieren Sie sich ganz auf Ihre Aufgabe

Lernen Sie, Nein zu sagen und seien Sie wählerisch – Sie müssen nicht überall mitmischen

Planen Sie Pausen ein, nehmen Sie sich Zeit fürs Mittagessen und übertreiben Sie es nicht – nur weg ausgeglichen ist, ist dauerhaft leistungsfähig

Sich selbst und seine Zeit managen – gewusst wie

Zeit ist von Natur aus begrenzt – nur wer seine Ressourcen gekonnt verwaltet, Prioritäten setzt und zielorientiert und konzentriert arbeitet, optimiert sein Zeitmanagement ganz nebenbei. Während es keine Wunderwaffe für gelungenes Zeitmanagement gibt, so helfen gute Organisation und die nötige Portion Gelassenheit, die knappe Zeit bestmöglich zu nutzen und tatsächlich von Selbstmanagement sprechen zu können.

Wer bereit ist, seine Gewohnheiten zu ändern, verschiedene Methoden auszuprobieren und sein bisheriges Selbstmanagement radikal infrage zu stellen, kann sein Selbstmanagement in kürzester Zeit verbessern und so entspannter und zielorientierter arbeiten.

—
Quellenangaben:

https://de.wikipedia.org/wiki/Selbstmanagement
https://karrierebibel.de/selbstmanagement/
https://www.dasbibliothekswissen.de/Zeit-und-Selbstmanagement%3A-Ziele-und-Aufgabentypen.html