Das Beurteilungsgespräch – wie die Mitarbeiterbeurteilung fruchtbar gestaltet wird

Kurz zusammengefasst:

• Beurteilungsgespräche dienen dazu, die Leistungen und Fortschritte eines Mitarbeiters zu bewerten und Ziele für die Zukunft festzulegen.
• Es gibt verschiedene Methoden der Beurteilung, wie z.B. das 360-Grad-Feedback, bei dem auch Kollegen und Vorgesetzte befragt werden.
• Es ist wichtig, dass sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter gut vorbereitet sind und offen über Erfolge und Herausforderungen sprechen, um das Gespräch erfolgreich zu gestalten.

Einmal jährlich oder manchmal auch halbjährlich steht in den meisten Unternehmen das Beurteilungsgespräch an. Sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter blicken diesem Moment meist nervös entgegen. Die Angst vor dem Beurteilungsgespräch ist jedoch selten gerechtfertigt – im Prinzip liegt der Sinn des Gesprächs schlichtweg in der gegenseitigen Rückmeldung und hilft sowohl der Entwicklung des Mitarbeiters und des Vorgesetzen als auch bei der Erreichung der Unternehmensziele. Beurteilung von Leistung ist – besonders in unserer heutigen Gesellschaft – ein ganz natürlicher Bestandteil und bietet die Möglichkeit, aktiv etwas zu verbessern und zu lernen.

Wie genau ein Beurteilungsgespräch abläuft, wovon das Gelingen des Gesprächs abhängt und wie sich Mitarbeiter und Vorgesetzte auf das Gespräch vorbereiten können, wird im Folgenden erläutert.

Sinn und Zweck des Beurteilungsgespräches

Das Beurteilungsgespräch (Mitarbeitergespräch) bietet die optimale Gelegenheit, umfassendes Feedback zu erhalten und sein Verhalten noch besser an die Anforderung des Unternehmens anzupassen. Zu Unrecht ist das Beurteilungsgespräch befürchtet – viel mehr sollte es eine Möglichkeit zum Lernen und Wachsen darstellen und ein regelmäßiger Bestandteil im Unternehmensalltag sein.

Ziel des Beurteilungsgespräches ist es, dem Mitarbeiter Rückmeldung zu geben, damit er sich orientieren kann und die Möglichkeit hat, sein zukünftiges Verhalten und seine Leistung an das Unternehmen anzupassen. Der Mitarbeiter soll selbstkritisch reflektieren, sich über seine Stärken und Schwächen bewusst werden und in der Lage sein, sein Handeln und Verhalten aktiv zu gestalten. Dies soll auch dazu führen, dass der Mitarbeiter zufriedener ist, seine Leistung verbessert und die Zusammenarbeit im Unternehmen gefördert wird.

Der Vorgesetzte wiederum bekommt durch das Gespräch einen Überblick über die Kenntnisse, Bedürfnisse und Erlebnisse des Mitarbeiters und seine eigene Einschätzung und gibt nicht nur Feedback und Verbesserungsvorschläge, sondern kann auch wichtige Rückschlüsse für die Unternehmenskultur und Personalpolitik gewinnen.

Ablauf und Inhalte des Beurteilungsgesprächs        

Das Beurteilungsgespräch beginnt mit einer Begrüßung und einem Einstieg ins Thema, um eine nette Atmosphäre zu schaffen. Im nächsten Schritt werden dann der Ablauf des Gespräches erläutert und die eigentliche Beurteilung durchgeführt.

Häufig beginnt der Mitarbeiter mit einer Selbsteinschätzung, aber auch der Einstieg durch den Vorgesetzten ist möglich. Zur Beurteilung werden konkrete Beispiele wie Situationen, Arbeitsergebnisse oder vorab definierte Ziele genutzt. Im besten Falle kommen Vorgesetzter und Mitarbeiter dabei auf einen Nenner und beurteilen die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters ähnlich. Sollte dies nicht der Fall sein, ist im Gespräch Gelegenheit, offene Fragen und Missverständnisse zu klären sowie Erwartungen konkret zu formulieren. Zu den wesentlichen Inhalten des Beurteilungsgespräches gehörten auch die Analyse der generellen Stärken und Schwächen des Mitarbeiters.

Empfehlenswert ist außerdem, nicht nur die vergangene Leistung zu beurteilen, sondern auch in die Zukunft zu blicken und Ziele sowie die weiteren Schritte zu definieren. Wichtig ist hierbei, dass auch die Ziele so konkret wie möglich formuliert werden. Hilfreich ist die Orientierung an der SMART-Formel: Die definierten Ziele sollten spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und terminiert, also zeitlich definiert sein.

Das Beurteilungsgespräch vorbereiten – als Mitarbeiter

Wer sich gut auf das Beurteilungsgespräch vorbereitet, hat die besten Karten, selbstbewusst in das Gespräch zu gehen und hieraus etwas mitzunehmen.

Als Mitarbeiter sollten Sie hierzu das vergangene Jahr Revue passieren lassen uns sich Ihrer Erfolge und Misserfolge sowie Ihrer Entwicklung im Unternehmen bewusstwerden. Stellen Sie sich hierzu am besten konkrete Fragen:

• Was war Ihr größter Erfolg im vergangenen Jahr?
• Wo waren Sie weniger erfolgreich und mussten eventuelle Einbußen hinnehmen?
• Welche Fähigkeiten haben Sie erlernt oder weiter ausgebaut?
• Wie haben Sie direkt zum Unternehmenserfolg beigetragen?
• Welche Ziele haben Sie konkret erreicht?
• Wie sehen Sie Ihre Rolle im Team?

Nennen Sie am besten konkrete Beispiele und knüpfen Sie Ihre Einschätzung an spezifische Situationen.

Das Beurteilungsgespräch aus Sicht des Vorgesetzten – die Vorbereitung

Das Beurteilungsgespräch sollte rechtzeitig angekündigt werden. Im besten Fall steht der Termin bereits einige Wochen im Voraus fest. Teilen Sie dem Mitarbeiter außerdem mit, worum es in dem Gespräch geht, wie er sich gezielt auf das Beurteilungsgespräch vorbereiten kann und wie das Gespräch ablaufen wird. In einigen Unternehmen führen die Mitarbeiter vor dem Beurteilungsgespräch eine Selbstbeurteilung durch und vergleichen diese dann mit der Beurteilung aus Sicht des Vorgesetzten.

Vorab und am besten bereits während des gesamten Jahres sollte sich die Führungskraft, die das Beurteilungsgespräch führt, Notizen über den Mitarbeiter machen, Beobachtungen notieren und die Ergebnisse der Arbeit des Mitarbeiters ermitteln, um die Beurteilung begründen zu können. Bereiten Sie sich gründlich vor und nutzen Sie Ressourcen wie die Stellenbeschreibung, Dokumentationen von Arbeitsergebnissen, konkrete Zahlen wie Quartals- oder Verkaufszahlen oder wichtige Dokumente.

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, den Mitarbeiter und seine Leistung umfassend einzuschätzen, da Sie zum Beispiel zu wenig Kontakt haben, können Sie die Einschätzung von anderen Vorgesetzten oder Kollegen zur Hilfe nehmen.

Checkliste – so gelingt das Beurteilungsgespräch

Begründen Sie alle Ihre Aussagen und Einschätzungen mit Beispielen – bereiten Sie sich hierzu vor

Bleiben Sie sachlich und höflich – zeigen Sie Interesse und Respekt

Vergleiche mit anderen Mitarbeitern sind unangebracht

Hören Sie einander gut zu und lassen Sie Ihrem Gegenüber Zeit

Stellen Sie dem Mitarbeiter Fragen um Rückmeldung zu erhalten

Sprechen Sie Konflikte / Negatives direkt an, zeigen Sie auf, wie diese Aspekte verbessert werden können

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit – am besten Planen Sie etwa eine Stunde ein

Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre an einem ruhigen Ort

Misserfolge und Probleme sollte immer an mögliche Lösungswege geknüpft werden

Nutzen Sie das Gespräch, um den Mitarbeiter zu motivieren und Orientierung zu bieten

Ausblick – nach dem Beurteilungsgespräch ist vor dem Beurteilungsgespräch

In vielen Unternehmen werden im Beurteilungsgespräch auch die Ziele für das kommende Jahr definiert. Damit diese nicht in Vergessenheit geraten und tatsächlich in die Tat umgesetzt werden, sollten die Ergebnisse des Gesprächs und die nächsten Schritte dokumentiert und zudem an konkrete Aufgaben geknüpft werden. Umso konkreter die Maßnahmen und die zeitliche Planung sind, desto besser.

Das Beurteilungsgespräch bietet viel Potential, um etwas zu verändern. Selbstverständlich sollte es aber nicht die einzige Möglichkeit für Feedback und Veränderung sein. Unternehmen, die eine Kultur schaffen, in der konstruktives Feedback, beidseitige Kommunikation und offener Dialog zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern Teil des Arbeitsalltages sind und das Beurteilungsgespräch lediglich den formalen Rahmen bildet, sind besonders gut für den Wettbewerb gerüstet und haben in der Regel die zufriedensten Mitarbeiter.

Quellenangaben:

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https://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/karrieresprung-das-beurteilungsgespraech-david-gegen-goliath-199123.html
https://www.business-wissen.de/artikel/leistungsbeurteilung-tipps-zum-beurteilungsgespraech-fuer-mitarbeiter/
https://www.ppm-online.org/wie-sie-beurteilungsgespraeche-motivierend-fuehren/
https://beschaffung-aktuell.industrie.de/allgemein/beurteilungsgespraeche-mit-mitarbeitern-2/