Das Mitarbeitergespräch – Tipps, Checklisten & Vorlagen

Kurz zusammengefasst:

• Vorbereitung ist wichtig, um konkrete Ziele und Erwartungen zu definieren.
• Es ist wichtig, eine offene und ehrliche Kommunikation zu führen.
• Es sollte sowohl positiv auf das Vergangene als auch auf Ziele für die Zukunft eingegangen werden.

Mitarbeitergespräche gehören in jedem Unternehmen zu den Standardaufgaben einer Führungskraft. Sie finden in der Regel halbjährlich zum regelmäßigen Review oder zu bestimmten Anlässen statt und bilden eine wichtige Basis für den Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, sind aber auch herausfordernd und stellen Mitarbeiter und Vorgesetzte auf die Probe. 

In vielen Unternehmen erfolgen Mitarbeitergespräche anhand eines vorgefertigten Leitfadens oder einer Checkliste der Personalabteilung. Die Checkliste des sogenannten MAGs enthält alle wichtigen Inhalte und den Ablauf stichwortartig aufgeführt. Dennoch empfinden viele Führungskräfte das Mitarbeitergespräch als schwierig. Damit das Mitarbeitergespräch zufriedenstellend verläuft und Früchte trägt, gilt es einiges zu beachten. Worauf es bei der Planung und Durchführung eines Mitarbeitergesprächs ankommt und wie dieses zum Erfolg wird, wird im Folgenden thematisiert.  

Ziele und Potential des Mitarbeitergesprächs

Je nach Anlass gibt es viele verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen mit verschiedenen Themenschwerpunkten, in den meisten Mitarbeitergesprächen werden aber eine ganze Reihe von verschiedenen Themen angesprochen. Gegenseitiges Feedback, Reflektion und Zukunftsgestaltung stehen dabei im Mittelpunkt der meisten Gespräche. Im weiteren Sinne dient das Mitarbeitergespräch aus Unternehmenssicht auch dazu, die interne Kommunikation sowie die Zusammenarbeit zu verbessern, Vertrauen zu schaffen, den Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen. Das Mitarbeitergespräch kann sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirken und so das Arbeitsklima verbessern, zu mehr Leistungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft führen und das Unternehmen auf diese Weise voranbringen. Daneben dient das Mitarbeitergespräch als vorbeugendes Instrument, um Probleme oder Konflikte frühzeitig zu erkennen und diesen gezielt entgegenzuwirken. 

Ziel des Gespräches aus Sicht des Mitarbeiters ist es, Feedback zu erhalten und seinen Job in Zukunft noch besser und zufriedener ausüben zu können. Das Gespräch sollte aber auch genutzt werden, um für die seine Bedürfnisse einzustehen, Fragen zu stellen und die eigene Entwicklung zu thematisieren. Im Mitarbeitergespräch ist schließlich Raum, die eigenen Wünsche und Ideen zu äußern, motivierendes Feedback zu erhalten und die Zukunft im Unternehmen bewusst zu gestalten.   

Inhalte des Mitarbeitergesprächs

Der Inhalt des Mitarbeitergesprächs variiert je nach Anlass und Unternehmen. Ein Mitarbeitergespräch mit dem Ziel der regelmäßigen Rückmeldung und Austausch weicht inhaltlich von einem Gespräch zu einem konkreten, nicht vorhersehbaren Anlass wie einer Umstrukturierung oder einer Kündigung oder einem anderen besonderen Gesprächsgrund ab. 

In größeren und mittleren Unternehmen sind die Inhalte und Themen des regelmäßigen Gespräches im Normalfall von der Personalabteilung vorgegeben, in kleineren Unternehmen, in denen Personalangelegenheiten weniger formalisiert sind, ist ihre Gestaltung offener. In der Regel geht es im Mitarbeitergespräch um Feedback, Beurteilung und Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters, aber auch ein offener Austausch und entgegengesetztes Feedback ist möglich. 

Folgende Themen und Inhalte sind denkbar: 

• Leistungsbeurteilung
• Persönliches Feedback und Reflektion
• Entwicklungspotential und mögliche Maßnahmen 
• Karriereplanung und Betreuung 

• Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten (Krankheit, Sabbatical, Arbeitszeitmodelle etc.) 
• Zielvereinbarungen  
• Wünsche und Ideen des Mitarbeiters 
• Gehaltserhöhungen oder Anpassungen 
• Konflikte mit dem Mitarbeiter oder im Team 

• Änderungen am Arbeitsplatz oder im Unternehmen 
• Vertragliches (Ende der Probezeit, Übernahme, Wechsel im Unternehmen, Kündigung) 

Ja nach dem, welchen inhaltlichen Schwerpunkt das Mitarbeitergespräch hat, kann es sinnvoll oder sogar vorgegeben sein, dass das Gespräch und die Resultate protokolliert werden. Insbesondere, wenn es um Themen wie Kündigung, Vertragsangelegenheiten oder ähnliches geht, ist dies der Fall.  

Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Mitarbeitergespräche führen ist eine der Routineaufgaben von Führungskräften. Sie finden regelmäßig, meistens jährlich zu festen Zeiten oder auch zu besonderen Anlässen statt. In vielen Unternehmen ist es alljährlich im Herbst kurz vor Ende des Jahres Zeit für das routinemäßige Mitarbeitergespräch. In der Regel finden die Mitarbeitergespräche dann geballt in einem kurzen Zeitraum statt und fordern zeitlich einiges von den verantwortlichen Führungskräften. Einige Experten raten jedoch zu einem regelmäßigeren Austausch in kürzeren Abständen – insbesondere dann, wenn die Führungskraft oder der Mitarbeiter neu sind oder viele Veränderungen geschehen. Empfehlenswert ist zum Beispiel ein Gespräch zu Beginn des Jahres, in dem anstehende Projekte, Aufgaben und neue Entwicklungen im Fokus stehen, ein Gespräch zum Zwischenstand und zur Orientierung in der Mitte des Jahres und ein auswertendes und kurskorrigierendes Gespräch zum Ende des Jahres.  

Der Ablauf des regelmäßig stattfindenden Mitarbeitergesprächs lässt sich grob in 3 Phasen einteilen. Zunächst geht es um das Feedback und den Rückblick (Vergangenheit), im Anschluss folgen Zieldefinition und Planung (Gegenwart) für die nächsten Monate gefolgt von einer perspektivischen Entwicklung und langfristiger Laufbahnplanung (Zukunft) im Unternehmen.

Meistens läuft dies nach einem festen und in der Checkliste oder Vorlage angegebenen Schema ab und lässt sich etwa wie folgt gliedern: 

• Smalltalk und Warm – up, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen 
• Erläuterung der Ziele und des Ablaufs des Gespräches 

• Rückblick und Feedback sowie kritische Analyse der vergangenen Monate 
• Auswertung der erreichten Ziele und Beurteilung durch den Vorgesetzten 
• Erläuterung der vorhandenen Entwicklungspotentiale und Möglichkeiten 
• Vereinbarung neuer Ziele, Aufgaben und der nächsten Schritte 
• Definition von Fristen, konkreten Zielen oder Kennzahlen sowie Kontrollmöglichkeiten 

• Zusammenfassung des Gespräches und Raum für Rückfragen beider Seiten 
• Umsetzung der vereinbarten nächsten Schritte 

Da es sich beim Mitarbeitergespräch um ein tatsächliches Gespräch mit einem offenen Dialog handeln sollte, sollte der Ablauf entsprechend flexibel gehandhabt werden. Im besten Fall werden alle Punkte zur Zufriedenheit beider Seiten besprochen, ohne dass dabei die authentische Gesprächsatmosphäre verloren geht. 

Mitarbeitergespräch als Führungsinstrumente

Aus der Sicht einer Führungskraft ist das Führen eines Mitarbeitergesprächs ein wichtiges Führungsinstrument – auch wenn dies oft wenig beliebt und durch den zwanghaften und den vorgegebenen Ablauf als unangenehm empfunden wird. Im Idealfall ist die Führungskraft bezüglich der Gestaltung des Mitarbeitergespräches flexibel und kann eine Atmosphäre schaffen, die Vertrauen weckt und einen authentischen Austausch ermöglicht. Dies drückt Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter aus und zahlt sich später aus. Um ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zu führen, bedarf es einer sowohl inhaltlichen als auch organisatorischen Vorbereitung, einer realistischen Erwartungshaltung und klaren Zielvorstellungen. 

Trotz Vorgaben und Protokoll sollten Führungskräfte das Mitarbeitergespräch nutzen, um mit dem Mitarbeiter ins Gespräch zu kommen – schließlich ist im Unternehmensalltag oft wenig Platz für gegenseitiges Feedback, Reflektion und gezielte Planung. Hierbei sollte auch die Führungskraft um ehrliches Feedback bitten und den Mitarbeiter motivieren, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu äußern sowie zu erläutern, was er benötigt, um besser zu arbeiten oder zufriedener zu sein. 

Führungskräfte, die erfolgreiche und regelmäßige Mitarbeitergespräche führen, haben in der Regel zufriedenere Mitarbeiter und beugen Problemen und Konflikten vor, da wichtige Themen frühzeitig angesprochen werden und so Raum für Weiterentwicklung und Veränderung geschaffen wird. Wer das Mitarbeitergespräch hingegen als lästige Pflichtveranstaltung erlebt, seine Mitarbeiter bewusst einschüchtert oder bremst oder das Gespräch nicht zu lenken weiß, erlebt eine gegenteilige Wirkung und verursacht Frustration oder Verwirrung. Um Mitarbeitergespräche erfolgreich zu führen bedarf es daher Training und Erfahrung und aus Fehlern kann man lernen – Übung macht den Meister.  

Checkliste und Tipps für Chefs und Vorgesetzte

Als Vorgesetzter gehört das Mitarbeitergespräch zu Ihren festen Aufgaben und fordert einiges von Ihnen. Wer sich vorab mit der Organisation und den Inhalten des Gesprächs beschäftigt, meistert die Herausforderung Mitarbeitergespräch am besten und kann sich ganz auf die Situation einlassen. Berücksichtigen Sie folgende Tipps, um auf Nummer Sicher zu gehen: 

• Laden Sie den Mitarbeiter frühzeitig (am besten einige Wochen im Voraus) zum Gespräch ein, planen Sie genügen Zeit ein und nennen Sie den Grund für das Gespräch, um Unsicherheiten zu vermeiden  
• Das Gespräch sollte an einem neutralen Ort (z.B. Besprechungszimmer), ungestört und unter 4 Augen stattfinden 
• Bereiten Sie sich inhaltlich vor und beschäftigen Sie sich mit dem Mitarbeiter, um gezielt Feedback geben zu können 
• Bleiben Sie sachlich und beim Thema und seien Sie offen für eventuelle Rückfragen 

• Finden Sie Ihre eigenen Worte und Ihren eigenen Stil, um authentisch zu bleiben 
• Hören Sie gut zu, lassen Sie den Mitarbeiter ausreden und seine Meinung darlegen und stellen Sie sicher, dass er tatsächlich genügend zu Wort kommt 
• Vorlagen und Checklisten sind praktisch – lassen Sie sich aber nicht zu sehr einschränken und folgen Sie Ihrem Instinkt, wenn Ihnen ein Thema wichtig erscheint 
• Informieren Sie den Mitarbeiter über den Ablauf und die Ziele des Gesprächs, um Orientierung zu geben 
• Beginnen Sie nie mit Kritik, sondern schaffen Sie zunächst eine angenehme Atmosphäre und betonen Sie Positives 

• Fokussieren Sie sich nicht zu sehr auf die harten Fakten, sondern sehen Sie den Mitarbeiter als Ganzes inklusive seiner Soft Skills und Persönlichkeit 
• Seien Sie transparent und formulieren Sie konkrete Erwartungen 
• Thematisieren Sie zum Ende des Gesprächs eventuelle nächste Schritte, Entwicklungsmöglichkeiten und Potentiale 
• Formulieren Sie eventuelle Ziele nach dem SMART-Prinzip (Spezifisch – Messbar – Attraktiv – Realistisch – Terminiert) 
• Protokollieren Sie falls nötig die Ergebnisse, falls nicht nötig verzichten Sie darauf, um mehr Vertrauen zu schaffen 
• Seien Sie offen für Fragen und Feedback der Mitarbeiter – das Gespräch ist auch für Sie eine Chance zu lernen und besser auf Ihre Mitarbeiter einzugehen

Sicherlich müssen Sie im Mitarbeitergespräch auch mal unangenehme Informationen überbringen oder weniger positives Feedback äußern. Beim Feedback geben halten Sie sich am besten an das bewährte Sandwichprinzip: Betten Sie Kritik zwischen positiver Rückmeldung als Mittelteil des Gesprächs ein und nennen Sie zuerst einen positiven Aspekt, dann einen negativen und zum Abschluss wieder einen positiven Punkt und ein Lob. Auf diese Weise wird das negative Feedback leichter verdaubar und der Mitarbeiter fühlt sich nicht zu sehr entblößt. 

Mitarbeitergespräch – Tipps für Mitarbeiter

Nicht nur Führungskräfte, sondern auch Mitarbeiter können sich auf das anstehende Gespräch vorbereiten und den Erfolg des Gesprächs beeinflussen. Nutzen Sie dabei folgende Fragen, um sich vorzubereiten: 

• Wie schätzen Sie Ihre eigene Arbeitsleistung in den letzten Monaten ein? 
• Welche konkreten Aufgaben oder Projekte haben Sie erfolgreich gemeistert, inwiefern haben Sie sich verbessert, welche Erfolge haben Sie zu verzeichnen? 
• Wo gab es Probleme oder Konflikte? 
• Was können Sie selbst verbessern und wie gehen sie das an? 
• Wie ist die Zusammenarbeit mit den Kollegen, wie definieren Sie Ihre Rolle im Team? 

• Was brauchen Sie, um in Zukunft noch besser und zufriedener arbeiten zu können? 
• Was wollen Sie konkret lernen? 
• Welches Verhalten Ihres Chefs kann Ihnen dabei helfen? 
• Welche Karriereziele wollen Sie in den folgenden Monaten und Jahren erreichen? Wo sehen Sie sich in einigen Jahren? 
• Was wollten Sie schon immer mal ansprechen? 

Selbstverständlich kommt es dann auf Ihr Verhalten nach dem Mitarbeitergespräch an. Die beste Planung und Vorbereitung nützen Nichts, wenn beide Seiten das Gesagte nicht in die Tat umsetzen. Jetzt können Sie Ihre Loyalität und Motivation unter Beweis stellen. Versuchen Sie so gut es geht, die definierten Ziele und Absprache einzuhalten und das Feedback umzusetzen. So zeigen Sie nicht nur, dass Ihnen etwas an Ihrem Job liegt und beweisen Lernbereitschaft und Motivation, sondern schaffen auch eine gute Basis für eventuell anstehenden Gehaltsverhandlungen oder Karriereentwicklung – nach dem Gespräch ist schließlich vor dem Gespräch.  

Erfolgreich durch das Mitarbeitergespräch

Für das Gelingen des Mitarbeitergesprächs spielen viele verschiedene Faktoren eine Rolle. Neben den organisatorischen Voraussetzungen kommt es dabei vor allem auf die richtige Einstellung und die Bereitschaft zum offenen Dialog an. Mitarbeiter und Vorgesetzte, die sich Zeit für einander nehmen, ehrliches Feedback und Ideen äußern und lernwillig in das Gespräch gehen, haben die besten Chancen, das Mitarbeitergespräch optimal zu nutzen und Resultate in die Praxis umzusetzen. Diese sollten hierzu möglichst konkret definiert und als Teil eines langfristigen Planes formuliert werden. 

Mitarbeiter und Vorgesetzte sind auch nur Menschen – wenn es also doch einmal weniger rundlaufen sollte oder das Gespräch unzufriedenstellend verläuft, sollten Sie dies als wichtige Lernerfahrung verbuchen und Ihre Erkenntnisse in Ruhe reflektieren, um sich in Zukunft noch besser auf anstehende Gespräche vorbereiten zu können.